Cómo automatizar clasificación de facturas y albaranes

El primer problema suele ser que los documentos llegan por muchos canales: un buzón genérico, el correo personal de alguien de compras, el escáner del almacén, portales de proveedores. Concentrar la entrada en pocos puntos controlados (un buzón dedicado, una carpeta vigilada, una conexión con el portal) simplifica todo lo demás.

• Guarda siempre el documento original sin modificar y con un identificador único, antes de procesarlo.
• Detecta duplicados por huella del archivo y, más adelante, por proveedor, número y fecha: el mismo documento llega a veces dos veces por canales distintos.
• Separa los correos con varios adjuntos y los PDF que contienen varios documentos escaneados juntos.
• Si el proveedor envía factura electrónica en un formato estructurado, léela directamente: no hace falta reconocer texto en una imagen cuando los datos ya vienen ordenados.

Clasificar es decidir qué tipo de documento es: factura, factura rectificativa, albarán, pedido, presupuesto, recordatorio de pago o algo que no tiene nada que ver. Es una tarea en la que los modelos actuales de IA suelen funcionar razonablemente, y que conviene evaluar con documentos reales de vuestros proveedores, incluidos los peor escaneados.

La extracción obtiene los campos: proveedor y su NIF, número y fecha, base imponible, impuestos, total, número de pedido o de albarán relacionado y, si hace falta, las líneas. Hay varias técnicas posibles: plantillas por proveedor, reconocimiento óptico de caracteres combinado con reglas, o modelos de IA capaces de interpretar la maquetación. A menudo la mejor solución combina varias: modelos para la variedad y reglas para los proveedores de mucho volumen y formato estable.

Pide al sistema que acompañe cada campo de su ubicación en el documento. Así, quien revise una excepción ve el dato resaltado sobre el original y no tiene que buscarlo.

Extraer un importe no sirve de mucho si no se comprueba. La validación contrasta lo extraído con la información que ya existe en vuestros sistemas, y es lo que permite que un documento pase sin intervención con un nivel de confianza razonable.

1. Coherencia interna: que la base más los impuestos coincida con el total y que la suma de líneas cuadre.
2. Proveedor: que el NIF exista en el maestro de proveedores y esté activo.
3. Duplicidad: que no exista ya una factura del mismo proveedor con ese número.
4. Casación con pedido y albarán: que las cantidades y precios facturados correspondan a lo pedido y a lo recibido, dentro de tolerancias acordadas.
5. Reglas fiscales y contables propias: tipos impositivos esperados para ese proveedor, cuentas y centros de coste por defecto.

La casación a tres bandas (pedido, albarán y factura) es la comprobación más valiosa y también la que más depende de la calidad de los datos del ERP. Si los albaranes no se registran o los pedidos se crean después de recibir la factura, la automatización pondrá en evidencia ese desorden antes de poder resolverlo.

Ningún sistema procesa sin intervención todos los documentos, y no debería intentarlo. Lo importante es que las excepciones lleguen a la persona adecuada con la información necesaria para resolverlas rápido, y que el sistema aprenda de cómo se resuelven.

• Bandeja de excepciones con el motivo concreto: «el importe no coincide con el pedido», no «error de validación».
• Original y datos extraídos lado a lado, con los campos dudosos resaltados.
• Asignación por tipo: diferencias de precio a compras, diferencias de cantidad a almacén, dudas fiscales a contabilidad.
• Registro de quién corrigió qué y por qué, útil tanto para auditoría como para ajustar reglas.
• Umbrales de confianza configurables: al principio, conviene que pasen a revisión más documentos de los necesarios.

El último paso es crear el registro en el ERP: factura de proveedor pendiente de contabilizar, entrada vinculada al pedido o asiento propuesto, según cómo trabajéis. La forma depende de lo que permita cada producto: una API, un servicio de importación, ficheros de intercambio o, en el peor caso, automatización de la interfaz de usuario, que es frágil y conviene evitar.

• Define qué estado tiene el documento al entrar en el ERP: borrador para revisión o registro definitivo.
• Haz la integración idempotente, de modo que un reintento no cree la factura dos veces.
• Guarda en el ERP el enlace al documento original y en el sistema documental el identificador del registro creado.
• Prevé qué ocurre cuando el ERP no está disponible: cola de envíos pendientes y aviso, no pérdida silenciosa.

Una distribuidora recibe facturas de unos cuantos proveedores principales y de muchos esporádicos. Un primer alcance razonable podría limitarse a facturas de proveedores con pedido: un buzón único, clasificación automática, extracción de cabecera (sin líneas), validación de NIF, duplicados y totales, y casación con el pedido por importe. Lo que cuadra entra en el ERP como borrador para que contabilidad lo confirme; lo que no, va a la bandeja de excepciones. Las facturas sin pedido y las líneas de detalle quedan para una segunda fase, cuando se conozca la calidad real de la primera.

1. ¿Cuántos documentos llegan y cuánto tiempo se dedica hoy a teclearlos y comprobarlos? Una estimación honesta basta para empezar.
2. ¿Los pedidos y albaranes están en el ERP cuando llega la factura, o habría que ordenar eso antes?
3. ¿Qué ERP tenéis y qué mecanismos de integración ofrece?
4. ¿Quién resolverá las excepciones y cuánto tiempo puede dedicar?
5. ¿Qué tipo de documento y qué proveedores concentran más volumen para empezar por ellos?

Para hacer una primera estimación de tiempos puedes usar nuestra calculadora de automatización, que muestra sus supuestos y no promete ahorros netos. Si quieres estudiar vuestro flujo concreto, podemos analizar documentos de muestra y la integración con vuestro ERP antes de proponer un alcance.