Plataformas y flujos

Portales B2B y plataformas multiempresa

Muchas consultas que llegan por teléfono o correo se repiten: dónde está mi pedido, envíame la factura, qué documentación falta. Un portal B2B permite que clientes, proveedores o distribuidores resuelvan esas gestiones por su cuenta, con acceso a sus pedidos, documentos y envíos. El reto técnico no es la pantalla, sino el modelo de acceso: cada empresa externa tiene varios usuarios, con roles distintos, y nunca debe ver datos de otra. Ese aislamiento se diseña en el modelo de datos y en cada consulta, y se comprueba con pruebas automáticas. Además, el portal casi siempre depende de los sistemas internos, así que su integración con el ERP o el sistema de gestión forma parte del proyecto.

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Alcance

Qué resuelve y qué no

Qué puede resolver

Que cada cliente consulte sus pedidos, albaranes, facturas y envíos sin pedirlos por correo.
Que los proveedores suban documentación, confirmen pedidos de compra o indiquen fechas de entrega en un único sitio.
Gestionar usuarios por empresa, con un administrador propio que da de alta a sus compañeros y asigna permisos.
Ofrecer catálogos, tarifas o condiciones distintas según el tipo de cliente o el acuerdo comercial.
Registrar quién ha descargado, aceptado o modificado cada documento.

Qué no resuelve

No elimina la necesidad de datos internos correctos: si el ERP tiene un estado erróneo, el portal lo mostrará.
No asegura por sí solo que un usuario externo no acceda a datos ajenos; eso exige diseño, revisión y pruebas específicas.
No sustituye la relación comercial ni la atención personal en casos complejos o reclamaciones.

Escenarios operativos

Cómo funcionaría en la práctica

Ejemplos de lo que se podría diseñar. No describen proyectos realizados.

01
Área de clientes con pedidos y facturas
Entrada
Pedidos, albaranes y facturas del sistema de gestión, filtrados por la empresa del usuario que inicia sesión.
Procesamiento
El portal consulta solo los registros de su organización, aplica el rol del usuario (compras, administración, consulta) y genera o recupera los documentos asociados.
Salida
Listado de pedidos con estado, descarga de facturas en PDF y registro de cada acceso.
02
Portal de proveedores
Entrada
Pedidos de compra emitidos, certificados o seguros que el proveedor debe mantener vigentes.
Procesamiento
El proveedor confirma o propone cambios de fecha, sube documentos con fecha de caducidad y el sistema comprueba qué falta o está a punto de vencer.
Salida
Confirmaciones devueltas a compras, avisos de documentación caducada y expediente actualizado por proveedor.
03
Seguimiento de envíos para distribuidores
Entrada
Estados de expedición del almacén o de la API del transportista, asociados a cada pedido.
Procesamiento
Normalización de los estados de distintos transportistas a una escala común y vinculación con el pedido del distribuidor.
Salida
Línea de tiempo del envío visible para el distribuidor y notificación cuando se produce una incidencia.
04
Pruebas de aislamiento entre empresas
Entrada
Usuarios de prueba de varias organizaciones con roles distintos y datos sembrados para cada una.
Procesamiento
Batería automática que intenta acceder a pedidos, documentos y endpoints de otra organización y verifica que todas las peticiones se rechazan.
Salida
Informe de pruebas en cada despliegue; cualquier fuga detectada bloquea la publicación de la versión.

Integración

Cómo se conecta con lo que ya existe

Un portal es una ventana a datos que viven en otros sistemas. Se decide qué se consulta en tiempo real contra el ERP y qué se replica en la base del portal, qué acciones del usuario externo vuelven al sistema interno y con qué validaciones. La identidad puede ser propia del portal o federada con el directorio del cliente mediante SSO cuando el acuerdo lo justifica.

ERP o sistema de gestión para pedidos, facturas y maestros
Gestor documental o almacenamiento de ficheros con control de acceso
APIs de transportistas o del sistema de almacén para el seguimiento
SSO con el proveedor de identidad del cliente, si procede
Correo o notificaciones para avisos y recordatorios

Antes de desarrollar

Datos, validaciones y permisos

Modelo de organizaciones, usuarios y roles definido con negocio antes de diseñar pantallas.
Identificador de empresa presente en todas las tablas y consultas que contienen datos de clientes o proveedores.
Procedimiento de alta, baja y recuperación de acceso para usuarios externos.
Pruebas automáticas de aislamiento y permisos incluidas en el ciclo de despliegue.
Acuerdo sobre qué datos se muestran y con qué retraso respecto al sistema interno.

Supervisión

Riesgos, límites y mantenimiento

Un fallo de aislamiento entre organizaciones es el error más grave de un portal; por eso se prueba de forma sistemática y no solo manualmente.
Si el portal muestra datos con retraso sin indicarlo, los usuarios externos pierden confianza y vuelven a llamar.
Los usuarios de las empresas cambian; sin un proceso de bajas quedan accesos activos de personas que ya no deberían tenerlos.
Cada nueva funcionalidad abre superficie de ataque; conviene revisar la seguridad de la aplicación y sus dependencias de forma periódica.

Sectores donde se aplicaría

Cómo se contrata

Para profundizar

Preguntas frecuentes

¿Cómo se evita que un cliente vea los datos de otro?

Cada registro lleva la organización a la que pertenece y todas las consultas filtran por ella en el servidor, nunca solo en la pantalla. Después se comprueba con pruebas automáticas que intentan acceder a datos ajenos y deben fallar en cada versión.

¿El portal tiene que copiar todos los datos del ERP?

No necesariamente. Algunos datos se consultan en directo y otros se replican para no sobrecargar el ERP o para seguir disponibles si este se detiene. La elección depende del volumen, de la frecuencia de cambio y de lo que admita el ERP.

¿Pueden los clientes gestionar sus propios usuarios?

Sí, si se diseña así. Lo habitual es que cada empresa tenga un administrador que invita a sus compañeros y asigna roles dentro de los límites que tú definas, y que cada cambio quede registrado.

Cuéntanos qué gestiones quieres que tus clientes o proveedores hagan solos

Cuéntanos qué datos y sistemas intervienen en tu proceso. Estudiaremos qué puede automatizarse, cómo se integraría y qué convendría validar antes de desarrollar. Ver todas las capacidades.

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Sin compromiso de aceptación: estudiamos cada caso antes de proponer nada. Cómo tratamos la información que compartes.