Cómo presupuestar una plataforma para proveedores y clientes

El primer factor de coste es el modelo de usuarios. Un portal con un único perfil de cliente es mucho más sencillo que uno donde cada empresa externa tiene su propio administrador, varios usuarios con permisos distintos y acceso a varias sedes.

• ¿Cada empresa externa gestiona sus propios usuarios o los das de alta tú?
• ¿Hay grupos de empresas, sedes o centros con visibilidad cruzada?
• ¿Un mismo usuario puede trabajar para varias empresas, como una gestoría o un transportista?
• ¿Cómo se da de baja a alguien que deja la empresa cliente?

Cada flujo es una pequeña aplicación: pantallas, reglas, estados, notificaciones y casos de error. Enuméralos y, sobre todo, prioriza. Un portal que en su primera versión solo permite consultar ya aporta valor y cuesta bastante menos que uno donde además se hace todo el ciclo de pedido.

Un portal que no está conectado con tus sistemas obliga a alguien a copiar datos a mano en ambos sentidos, y eso anula buena parte de su valor. La integración suele ser la partida que más incertidumbre añade al presupuesto, porque depende de lo que permita el ERP o el sistema del otro lado.

• Qué datos lee el portal: clientes, artículos, tarifas, stock, pedidos, facturas en PDF.
• Qué datos escribe: pedidos nuevos, confirmaciones, incidencias, documentos subidos.
• Con qué frecuencia: una sincronización nocturna es mucho más barata que una consulta en tiempo real.
• Qué mecanismos ofrece el ERP: API documentada, base de datos accesible, ficheros de intercambio o ninguno.
• Qué pasa si el ERP no responde: ¿el portal sigue aceptando pedidos y los encola, o muestra un aviso?

No todos los portales necesitan diseñarse para miles de usuarios simultáneos, y hacerlo sin necesidad encarece la infraestructura y el desarrollo. Lo que sí conviene es estimar el uso con honestidad y prever cómo crecería.

• Número de empresas y de usuarios previstos al lanzar y en un horizonte razonable.
• Picos: cierres de mes, campañas, fechas de pedido concentradas.
• Volumen de documentos almacenados y su tamaño, que condiciona el coste de almacenamiento.
• Horario de uso: si hay clientes en otros husos horarios, las ventanas de mantenimiento se reducen.
• Si el portal podría acabar ofreciéndose a terceros como producto, lo que llevaría a una arquitectura multiempresa más estricta.

En un portal B2B, el error más grave es que una empresa vea datos de otra. El aislamiento entre organizaciones debe diseñarse desde la base de datos y probarse de forma específica, no confiarse a que la interfaz oculte botones. Además, aunque los usuarios sean empresas, sus nombres, correos y teléfonos son datos personales, y su tratamiento está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos.

• Filtrado por organización en todas las consultas, con pruebas automatizadas que intenten acceder a datos ajenos.
• Autenticación robusta, con opción de segundo factor para roles con permisos amplios.
• Registro de quién hizo qué y cuándo, consultable por los administradores.
• Política clara sobre qué datos se guardan, durante cuánto tiempo y cómo se eliminan al dar de baja una empresa.
• Revisión con tu asesoría de las obligaciones de información y de los contratos con los encargados del tratamiento que intervengan, como el proveedor de alojamiento.

Para orientar conversaciones usamos franjas que no son tarifas ni promedios del mercado, solo una referencia condicionada al alcance. Un portal de consulta de documentos y pedidos con lectura nocturna del ERP podría caber entre 10.000 y 30.000 €. Si añade pedidos con tarifas por cliente, roles gestionados por cada empresa e integración bidireccional, lo razonable es pensar en 30.000–75.000 €. Por encima de 75.000 € suelen estar las plataformas con varios tipos de organización, flujos complejos o vocación de producto. Por debajo de 10.000 € es difícil construir un portal multiempresa seguro, aunque sí una prueba de concepto acotada.

1. ¿Tienes claro qué roles externos existen y quién gestiona sus usuarios?
2. ¿Has priorizado los flujos y sabes cuál es la primera versión mínima útil?
3. ¿Sabes qué interfaces de integración ofrece tu ERP?
4. ¿Has estimado usuarios, picos y volumen de documentos?
5. ¿Está previsto cómo se prueba que una empresa nunca ve datos de otra?

Con esas respuestas, un presupuesto deja de ser una cifra al aire. Podemos ayudarte a estudiar los flujos y la integración con tu ERP para proponer una primera versión acotada y un camino de crecimiento.