Cómo preparar un briefing para contratar un software

Empieza por lo que ocurre hoy. Qué proceso queréis mejorar, cómo se hace ahora, qué herramientas intervienen y dónde están los problemas. Los ejemplos concretos valen más que los adjetivos: «el mismo pedido se escribe tres veces, en el correo, en la hoja de cálculo y en el ERP» explica mejor el problema que «el proceso es ineficiente».

• Qué proceso o actividad se quiere resolver y por qué ahora.
• Cómo se hace actualmente, paso a paso, aunque sea de forma aproximada.
• Qué falla: errores, retrasos, duplicidades, falta de información.
• Qué resultado consideraríais un éxito, descrito en términos observables.

Un sistema lo usan personas con necesidades distintas. Quien registra datos en planta no necesita lo mismo que quien aprueba un gasto o quien consulta un informe a final de mes. Enumerar los perfiles permite dimensionar permisos, pantallas y formación.

Casi ningún software empresarial vive aislado. Indica con qué sistemas debería intercambiar información, en qué sentido y con qué frecuencia. No hace falta conocer los detalles técnicos: basta con saber qué programas usáis, quién los mantiene y si disponen de algún mecanismo de integración conocido.

• Sistemas existentes (ERP, CRM, programas de contabilidad, aplicaciones sectoriales) y su proveedor.
• Qué datos deberían pasar de uno a otro: clientes, pedidos, facturas, inventario, documentos.
• Si hay datos que migrar desde hojas de cálculo o un programa anterior, y en qué estado están.
• Quién es el propietario de cada dato: qué sistema manda cuando dos versiones no coinciden.

Son las condiciones que no se ven en una pantalla pero determinan la arquitectura: cuántas personas lo usarán a la vez, si debe funcionar sin conexión, qué disponibilidad se espera, dónde deben residir los datos o qué controles de acceso son obligatorios. Si no se mencionan al principio, aparecen tarde y encarecen el proyecto.

• Volumen aproximado: usuarios, registros al día, documentos, crecimiento previsto.
• Disponibilidad y horarios críticos: ¿se trabaja de noche o en fin de semana?
• Seguridad y acceso: autenticación, registros de auditoría, segregación por empresas o centros.
• Datos personales o confidenciales y restricciones sobre dónde pueden alojarse.
• Dispositivos: ordenador, tableta en planta, móvil en campo, modo sin conexión.

Un plazo orientativo y un rango de presupuesto ayudan a plantear un alcance realista. No se trata de comprometerse con una cifra, sino de evitar propuestas que no encajan. Si existe una fecha que no se puede mover (una auditoría, la renovación de una licencia, el inicio de una campaña), conviene decirla desde el principio.

Incluye también las restricciones: normas internas, tecnologías obligatorias o prohibidas, equipos que deben participar o limitaciones de disponibilidad de las personas clave durante el proyecto.

Una distribuidora quiere sustituir la hoja de cálculo con la que gestiona las devoluciones. Su briefing podría caber en una página: hoy las devoluciones llegan por correo, alguien las copia en una hoja compartida y almacén las consulta para recoger la mercancía; los errores aparecen cuando dos personas editan la misma fila. Usarían el sistema atención al cliente, almacén y administración. Debería leer los pedidos del ERP y devolver el abono aprobado. Se esperan unas decenas de devoluciones al día, con picos tras campañas, y los datos de clientes no pueden salir de la Unión Europea.

Con eso, un proveedor ya puede preguntar lo importante: cómo se aprueba un abono, qué ocurre si la mercancía llega dañada o qué interfaces ofrece el ERP.

• Diseños de pantallas detallados: es mejor describir qué tarea debe poder hacerse.
• Elección de tecnología, salvo que exista una restricción real.
• Un listado exhaustivo de funciones deseables sin prioridad: separa lo imprescindible de lo que puede esperar.

1. ¿Alguien ajeno a la empresa entendería el problema sin una reunión previa?
2. ¿Están identificados los usuarios y lo que cada uno necesita hacer?
3. ¿Se mencionan todos los sistemas con los que habría que integrarse?
4. ¿Están claras las restricciones que no se pueden negociar?
5. ¿Se distingue lo imprescindible para una primera versión de lo deseable?

Si la respuesta a alguna es «no lo sabemos», está bien decirlo. Un briefing honesto con dudas explícitas es mucho más útil que uno completo en apariencia. Para ordenar la información, puedes usar nuestra herramienta de briefing, que genera un documento descargable sin enviar datos a ningún servidor.