Transporte y movilidad
Software a medida para logística y transporte
Una expedición pasa por muchas manos antes de facturarse. Entra como pedido en el ERP del cliente o por correo, alguien la agrupa en una ruta, se asigna a un vehículo propio o a un colaborador, se carga en un muelle con su hoja de carga y termina con un albarán firmado que vuelve, a veces días después, en foto o en papel arrugado. Cada salto suele implicar copiar datos entre sistemas que no se hablan, y los errores aparecen al final: portes sin facturar, bultos que no cuadran, incidencias de entrega que nadie registró.
Ahí es donde el software a medida aporta: no para sustituir un TMS o un SGA que funcionan, sino para unir lo que queda entre ellos. Podemos diseñar la recepción automática de pedidos, el cuadro de asignación de recursos que usa el planificador, la aplicación con la que el conductor confirma la entrega o la conciliación entre lo transportado y lo que se factura, partiendo de cómo trabaja hoy vuestra operación.
Problemas habituales
Del problema operativo a la solución digital
| Problema | Solución digital | Sistemas o datos implicados | Resultado observable |
|---|---|---|---|
| Los pedidos llegan por correo, hojas de cálculo y portales de cliente, y se teclean a mano en el sistema de transporte. | Recepción de pedidos que lee cada canal, normaliza direcciones y referencias y deja en revisión lo que no encaja. | Correo, EDI o API de clientes, TMS, maestro de clientes y direcciones. | Cada pedido entra una sola vez, con su origen identificado y las dudas separadas del flujo normal. |
| La asignación de rutas, vehículos y conductores vive en la cabeza del planificador o en una pizarra. | Cuadro de planificación que propone asignaciones según capacidad, horarios de carga y descarga y disponibilidad, y deja decidir al planificador. | TMS, flota propia y colaboradores, calendario de conductores, restricciones de cliente. | La planificación del día es visible para todos y los cambios de última hora quedan registrados con su motivo. |
| El albarán firmado vuelve tarde o se pierde, y sin él no se puede facturar ni reclamar. | Aplicación de entrega que recoge firma, fotos, bultos y observaciones y las asocia a la expedición en el momento. | Móviles de conductores, TMS, gestor documental, sistema de facturación. | La prueba de entrega está disponible el mismo día y las incidencias llegan con evidencia. |
| Lo que se transporta y lo que se factura no siempre coincide: suplementos, esperas y paradas extra se olvidan. | Conciliación entre expediciones ejecutadas, tarifas acordadas y líneas de factura, con alertas sobre diferencias. | TMS, ERP, tarifas por cliente, partes de conductor. | Las diferencias se revisan antes de emitir la factura, no cuando reclama el cliente. |
| El cliente llama para saber dónde está su mercancía y la respuesta depende de quién coja el teléfono. | Seguimiento que combina hitos de la expedición con la posición disponible del vehículo y lo publica en un portal o por avisos. | Telemática de flota, TMS, portal de clientes, avisos por correo. | El estado de cada envío es consultable por el propio cliente con los mismos datos que ve la oficina. |
Aplicaciones que podemos diseñar
Qué se podría construir
Son propuestas posibles para estudiar con cada empresa, no trabajos realizados.
01
Integración entre TMS y ERP
Sincronización de clientes, pedidos, expediciones y facturas entre el sistema de transporte y el de gestión, con registro de cada intercambio y reintentos cuando un sistema no responde. Se define qué sistema manda en cada dato antes de escribir código.
02
Lectura automática de pedidos y documentos de transporte
Extracción de datos de pedidos, cartas de porte y albaranes recibidos en PDF o imagen, con revisión humana de los campos dudosos. Útil cuando cada cliente envía su propio formato y no hay EDI.
03
Planificación asistida de recursos
Herramienta para el planificador que muestra pedidos pendientes, capacidad de vehículos y restricciones, y propone una asignación que él ajusta. La decisión final sigue siendo humana.
04
Aplicación de conductor y prueba de entrega
Ruta del día, confirmación de recogidas y entregas, firma, fotos, incidencias y funcionamiento sin cobertura con sincronización posterior. Pensada para usarse de pie, con prisa y con una mano.
Integración y operación
Riesgos y dependencias
- Los TMS y SGA comerciales no siempre ofrecen una API completa; a veces la integración pasa por ficheros o pantallas, lo que condiciona la frecuencia y la robustez.
- Los colaboradores y subcontratistas usan sus propias herramientas; conseguir que registren entregas en la vuestra requiere que el esfuerzo para ellos sea mínimo.
- La lectura automática de documentos se equivoca con formatos nuevos o mala calidad de imagen; siempre debe haber revisión de los campos con baja confianza.
- Los datos de posición de vehículos y de conductores son datos personales; su uso necesita una finalidad definida y la información correspondiente a los trabajadores.
- La planificación propuesta solo es tan buena como los datos de capacidad, horarios y restricciones que se mantengan actualizados.
Referencias
- Reglamento (UE) 2020/1056 sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías (EUR-Lex). Marco europeo para que las autoridades acepten en formato electrónico la información reglamentaria del transporte de mercancías. Conviene tenerlo presente al diseñar cómo se guardan los documentos de transporte.
Para estudiar un proyecto
Qué necesitamos conocer
- 01¿Qué tipo de transporte gestionáis (carga completa, grupaje, paquetería, distribución urbana) y con qué flota propia o subcontratada?
- 02¿Qué sistemas usáis hoy (TMS, SGA, ERP, telemática de flota) y cuáles admiten integración por API, EDI o ficheros?
- 03¿Por qué canales llegan los pedidos y en qué formatos los envían vuestros clientes?
- 04¿Cómo vuelve hoy el albarán firmado y cuánto tarda en estar disponible para facturar?
- 05¿Dónde aparecen las diferencias entre lo transportado y lo facturado, y quién las revisa?
Capacidades, lecturas y sectores relacionados
Capacidades que intervienen
- Planificación operativaHerramientas que proponen turnos, rutas o cargas de trabajo respetando restricciones reales, y que dejan la última palabra a quien planifica.
- Integraciones ERPConectar el ERP con tiendas, almacenes, CRM o herramientas de campo para que pedidos, facturas y existencias no se gestionen dos veces.
- Automatización documentalLectura de facturas, albaranes, contratos y expedientes con extracción asistida, reglas de contraste y revisión de lo dudoso.
- Integración de sistemasConexiones entre aplicaciones que mueven datos con reglas claras, detectan errores y permiten saber qué versión de cada dato es la buena.
- Apps de campoAplicaciones móviles para inspecciones, partes y evidencias que funcionan donde está el trabajo, con reglas claras sobre sincronización y seguridad del dispositivo.
Para profundizar
Plantear un proyecto en logística y transporte
Explícanos el proceso, los sistemas que intervienen y lo que hoy falla. Valoraremos si podemos ayudarte y qué convendría estudiar primero.
Sin compromiso de aceptación: estudiamos cada caso antes de proponer nada. Cómo tratamos la información que compartes.