Plataformas y flujos
Integraciones ERP y aplicaciones corporativas
Pedidos, existencias y facturas pasan entre el ERP y los demás canales por sus interfaces oficiales, con cada envío auditado y sin duplicados.
El ERP suele ser el sistema donde terminan los pedidos, las facturas, el inventario y la contabilidad, pero rara vez es donde empiezan. Los pedidos llegan de una tienda online o de comerciales, el stock se mueve en un almacén con su propia aplicación y los partes de trabajo se recogen en el móvil. Cuando esas piezas no hablan entre sí, alguien acaba copiando datos a mano. Una integración ERP bien planteada parte de lo que el propio ERP permite: sus APIs, servicios web, tablas de intercambio o conectores oficiales, y de lo que su licencia autoriza. Con eso se diseña qué entra, qué sale, con qué frecuencia y cómo se audita.
- Entrada de datos
- Pedidos de tienda y comerciales
- Movimientos de almacén
- Facturas de proveedor revisadas
- Validación
- Referencias y clientes en maestros
- Impuestos y series acordados
- Procesamiento
- Escritura por interfaz oficial
- Correspondencia de identificadores externos
- Control humano
- Bandeja de rechazos del ERP
- Revisión de casos contables dudosos
- Trazas
- Auditoría de envío y respuesta
- Usuario o proceso de origen
- Sistemas de salida
- Documento creado en el ERP
- Stock publicado por canal
Antes y después
Qué cambiaría en la operación
Ejemplo hipotético: un mayorista alimentario que vende por tienda online y mediante comerciales con tabletas, y factura desde un ERP local.
01 · Antes
Los pedidos de los comerciales llegan por correo en hojas de cálculo, administración los introduce en el ERP y los errores de referencia se descubren al preparar el envío.
02 · Sistema propuesto
La aplicación de los comerciales consulta precios y existencias del ERP y envía cada pedido por su servicio web oficial con un identificador externo que impide duplicarlo.
03 · Después
Administración ve en una bandeja los pedidos rechazados con su motivo, los corrige y reenvía, y puede comprobar qué comercial originó cada pedido registrado.
Alcance
Qué resuelve y qué no
Qué puede resolver
- Volcar al ERP los pedidos de una tienda online, un portal o una app comercial sin reintroducirlos.
- Publicar existencias y precios del ERP hacia canales de venta con la frecuencia que el negocio necesita.
- Mantener sincronizados maestros de clientes, proveedores y artículos con un único origen acordado.
- Llevar facturas, cobros o gastos de aplicaciones auxiliares a la contabilidad con referencia al documento de origen.
- Dejar un registro de qué se envió al ERP, cuándo, con qué resultado y qué usuario o proceso lo originó.
Qué no resuelve
- No abre un ERP cerrado: si el fabricante no ofrece interfaz o la licencia no permite el acceso, hay que negociarlo o buscar otra vía.
- No corrige parametrizaciones del ERP mal planteadas, como unidades de medida, impuestos o series mal configuradas.
- No convierte en fiscalmente válido un documento: la responsabilidad sobre facturación y contabilidad sigue siendo de la empresa y su asesoría.
Escenarios operativos
Cómo funcionaría en la práctica
Ejemplos de lo que se podría diseñar. No describen proyectos realizados.
01
Pedidos de comercio electrónico al ERP
- Entrada
- Pedidos pagados en la tienda online, con líneas, impuestos, gastos de envío y datos del cliente.
- Procesamiento
- Se busca o crea el cliente en el ERP, se traducen referencias y tipos impositivos, y el pedido se registra a través de la interfaz oficial con un identificador externo que impide duplicados.
- Salida
- Pedido de venta creado en el ERP, número devuelto a la tienda y aviso si alguna referencia no existe en el maestro.
02
Existencias hacia canales de venta
- Entrada
- Movimientos de stock en el ERP o en el sistema de almacén asociado.
- Procesamiento
- Captura de cambios por la vía disponible (eventos, consulta incremental o CDC si la base de datos y la licencia lo permiten) y cálculo del disponible por canal.
- Salida
- Stock actualizado en tienda y marketplaces, con un margen de seguridad configurable para evitar ventas sin existencias.
03
Partes de trabajo y facturación
- Entrada
- Partes firmados en una aplicación de campo con horas, materiales y desplazamientos.
- Procesamiento
- Validación de tarifas y materiales contra el ERP, agrupación por cliente y periodo, y preparación de albaranes o borradores de factura.
- Salida
- Documentos pendientes de revisión en el ERP, enlazados al parte y a sus evidencias.
04
Gastos y facturas recibidas a contabilidad
- Entrada
- Facturas de proveedor y tickets ya revisados en una herramienta de gastos o de captura documental.
- Procesamiento
- Asignación de cuentas contables, centros de coste e impuestos según reglas acordadas con administración, y control de duplicados por proveedor y número.
- Salida
- Asientos o facturas de compra registrados en el ERP, con la imagen del documento vinculada y lista de casos dudosos para contabilidad.
Integración
Cómo se conecta con lo que ya existe
El primer paso es revisar el ERP concreto: versión, si es local o en la nube, qué interfaces documentadas ofrece, qué módulos y usuarios técnicos requiere la licencia y qué límites de llamadas impone. Con esa información se elige entre API oficial, conector del fabricante, tablas de intercambio o, solo si procede y está permitido, lectura de cambios en base de datos. Todas las escrituras pasan por la lógica del ERP, nunca directamente a sus tablas internas.
- API o servicios web oficiales del ERP
- Conectores o middleware del fabricante cuando existen y están licenciados
- Tablas o ficheros de intercambio que el ERP importa con sus propias validaciones
- Captura de cambios (CDC) en lectura, si el ERP y su soporte lo admiten
- Tabla de correspondencias entre identificadores externos y del ERP
- Registro de auditoría de cada envío y respuesta
Modalidades de despliegue que suelen plantearse
Se elige en cada proyecto tras evaluar requisitos y sistemas existentes.
Antes de desarrollar
Datos, validaciones y permisos
- Documentación de las interfaces del ERP y acceso a un entorno de pruebas que no afecte a la contabilidad real.
- Confirmación de que la licencia cubre los usuarios técnicos, módulos o conectores que necesita la integración.
- Acuerdo sobre qué sistema es origen de cada maestro: clientes, artículos, tarifas, proveedores.
- Revisión con administración o la asesoría de impuestos, series, cuentas y reglas de redondeo.
- Persona del lado del ERP (interna o del integrador) que pueda resolver dudas de parametrización.
Supervisión
Riesgos, límites y mantenimiento
- Las actualizaciones del ERP pueden cambiar interfaces o comportamientos; cada versión nueva debe probarse antes de llegar a producción.
- Escribir directamente en tablas internas puede saltarse validaciones y dejar el ERP en estado inconsistente; por eso se evita.
- Los costes de licencias, conectores o llamadas adicionales pueden ser relevantes y conviene conocerlos al principio.
- Una sincronización de stock demasiado lenta puede provocar ventas sin existencias; la frecuencia se decide con datos de rotación.
Sectores, servicios y lecturas relacionadas
Sectores donde se aplicaría
Cómo se contrata
Preguntas frecuentes
¿Podéis integrar cualquier ERP?
Podemos estudiar cualquiera, pero la viabilidad depende de las interfaces que ofrezca, de lo que permita su licencia y de la colaboración del fabricante o del integrador. Hay ERP con APIs completas y otros que solo admiten ficheros de importación; el diseño cambia mucho entre unos y otros.
¿Hace falta cambiar de ERP para integrarlo?
Normalmente no. Lo habitual es construir alrededor del ERP actual. Solo cuando el ERP no ofrece ninguna vía de intercambio razonable, o cuando la integración cuesta más que el propio cambio, tiene sentido plantear una sustitución.
¿Qué ocurre si un pedido falla al entrar en el ERP?
Queda registrado con el motivo del rechazo, por ejemplo una referencia inexistente o un cliente sin datos fiscales. Una persona lo corrige desde una bandeja de incidencias y el pedido se reenvía sin crear duplicados.
Cuéntanos qué ERP usas y qué datos introduces dos veces
Cuéntanos qué datos y sistemas intervienen en tu proceso. Estudiaremos qué puede automatizarse, cómo se integraría y qué convendría validar antes de desarrollar. Ver todas las capacidades.
Sin compromiso de aceptación: estudiamos cada caso antes de proponer nada. Cómo tratamos la información que compartes.