Trazabilidad de lotes en alimentación: diseño de datos

Un modelo de trazabilidad de lotes funciona con pocas entidades bien definidas y con una regla de oro: el movimiento de material siempre se registra como un evento que relaciona lotes, nunca como una modificación silenciosa de cantidades.

El lote del proveedor y el lote interno no son lo mismo. Muchas empresas asignan su propio código a cada recepción y guardan el del proveedor como atributo. Así se resuelven recepciones en las que un mismo lote del proveedor llega en dos entregas, o una entrega trae varios lotes mezclados en un palé.

El enlace entre lo que entra y lo que sale se crea al registrar consumos. Es también donde más se simplifica en la práctica, y donde se pierde precisión. Las situaciones típicas exigen decisiones explícitas:

• Consumo discreto: se abre un saco o una caja identificada y se vacía en la amasadora. Basta con leer la etiqueta del lote al usarlo.
• Consumo desde silo o tolva: el material de varios lotes se mezcla. El sistema necesita una regla, por ejemplo considerar que cada producción contiene todos los lotes presentes en el silo en ese intervalo de tiempo, y registrar las cargas y vaciados.
• Consumo teórico por receta: se descuenta según la fórmula, no según lo realmente usado. Es rápido, pero conviene ajustar con inventarios y registrar la diferencia como merma, nunca repartirla a ciegas entre lotes.
• Reprocesos: producto recuperado que vuelve a entrar como ingrediente. Debe tratarse como un lote de entrada más, con su orden de origen, para que la genealogía no se corte.

Cada orden de producción genera uno o varios lotes producidos. La regla de asignación del código debe ser estable y conocida: por orden, por turno, por línea y día. Lotes demasiado grandes amplían el perímetro de una retirada; lotes demasiado pequeños complican el registro. No hay un tamaño correcto universal; depende del proceso, de la limpieza entre producciones y de cuánto se está dispuesto a retirar en el peor caso.

En almacén, cada movimiento debe conservar el lote: traslados entre ubicaciones, divisiones de palé, reetiquetados, devoluciones de clientes y ajustes de inventario. Las devoluciones merecen atención especial: el producto devuelto vuelve con su lote original, y si se reexpide o se destruye debe quedar registrado. Un criterio de salida por caducidad (lo que primero caduca, primero sale) suele apoyarse en los mismos datos.

• Estados de lote: disponible, en cuarentena, bloqueado, retenido por calidad, consumido, expedido.
• Bloqueo efectivo: un lote bloqueado no debe poder consumirse ni expedirse, y el sistema debe impedirlo, no solo avisar.
• Registro de quién y por qué cambia el estado de un lote, con fecha y hora.

Todo el diseño anterior existe para responder con rapidez a dos preguntas. Hacia atrás: dado un lote de producto terminado, ¿qué lotes de ingredientes y envases contiene, y de qué proveedores vienen? Hacia delante: dado un lote de ingrediente sospechoso, ¿en qué lotes producidos acabó, dónde están ahora y a qué clientes se expidieron, con qué cantidades?

La consulta hacia delante es la que se usa en una retirada y la que más falla, porque recorre varios niveles: ingrediente, semielaborado, producto terminado, expedición. El sistema debe poder generar la lista de clientes afectados con sus datos de contacto y las cantidades expedidas, y bloquear de inmediato el stock que quede en almacén.

La única forma de saber si funciona es probarlo. Los simulacros periódicos, eligiendo un lote al azar y reconstruyendo su recorrido completo, revelan huecos que no se ven en el día a día: consumos que se registraron tarde, devoluciones sin lote o reprocesos que cortan la genealogía. Conviene que el sistema guarde el resultado de cada simulacro y el tiempo empleado.

1. ¿Qué perímetro de retirada estáis dispuestos a asumir en el peor caso? Esa respuesta fija el tamaño de lote y la precisión de los consumos.
2. ¿Cómo se consume cada materia prima: unidades identificadas, silos, depósitos? Cada forma necesita su regla en el modelo.
3. ¿Los consumos se registran en el momento, en la línea, o se reconstruyen después? Lo primero exige terminales en planta; lo segundo introduce errores.
4. ¿El bloqueo de un lote impide realmente consumirlo y expedirlo en todos los sistemas implicados, incluido el ERP?
5. ¿Un simulacro completo, hacia atrás y hacia delante, puede hacerse en minutos y sin hojas de cálculo auxiliares?

Si el ERP actual ya gestiona lotes, a menudo lo que falta no es un sistema nuevo sino captura en planta y reglas claras de consumo. Si quieres revisar vuestro modelo de datos o preparar un simulacro, podemos estudiarlo contigo a partir de un producto real y su recorrido.