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Tecnología e investigación

Software a medida para educación superior e investigación

Un grupo de investigación vive pendiente de convocatorias, justificaciones económicas, entregables y memorias de seguimiento, mientras usa equipos y espacios que comparte con otros grupos. La universidad o el centro tienen su sistema económico, su gestión académica y su repositorio, pero el día a día del proyecto suele llevarse en hojas de cálculo que solo entiende quien las creó. Cuando llega una justificación o una auditoría de la financiación, hay que reunir gastos, horas y evidencias desde varios sitios.

Las herramientas que podemos diseñar se sitúan entre esos sistemas institucionales y el trabajo real de grupos, departamentos y servicios de gestión: seguimiento de proyectos y entregables, reserva de equipamiento, expedientes administrativos de estudiantes o personal investigador, e informes que se generan a partir de datos ya registrados. También ayudamos a ordenar datos de investigación para que sean localizables y reutilizables, sin entrar en el contenido científico de cada proyecto.

Plantear un proyecto en educación superior e investigaciónVer problemas habituales
Recorrido de datos · Educación superior e investigaciónIlustración conceptual

  1. Entradas

    • Gastos imputados por partida
    • Partes de horas del personal
    • Reservas de equipamiento

  2. Reglas

    • Gastos elegibles por convocatoria
    • Formación previa para reservar
    • Permisos sobre conjuntos de datos

  3. Salidas

    • Borradores de justificación
    • Uso y coste por equipo
    • Catálogo de datos con metadatos

Integraciones

  • Sistema económico institucional
  • Gestión académica o de personal
  • Repositorio institucional

Problemas habituales

Tres problemas frecuentes en educación superior e investigación

  1. El seguimiento de cada proyecto financiado está en hojas de cálculo distintas por grupo.

    SoluciónAplicación de proyectos con presupuesto por partidas, hitos, entregables y personal asignado.

    Resultado observableEstado económico y técnico de cada proyecto consultable sin pedir datos a cada grupo.

  2. Las justificaciones obligan a reunir gastos, horas y evidencias desde varios sistemas.

    SoluciónGeneración de informes de justificación a partir de gastos imputados, partes de horas y documentos enlazados.

    Resultado observableBorradores de justificación coherentes con los datos de origen y revisables antes de enviarlos.

  3. Los equipos y espacios compartidos se reservan por correo y se solapan.

    SoluciónSistema de reservas de equipamiento con normas de uso, formación requerida y registro de utilización.

    Resultado observableUso de cada equipo registrado y disponible para repartir costes o planificar mantenimiento.

  • Los expedientes administrativos de becas, estancias o contratos se tramitan con formularios sueltos.

    Flujo de tramitación con formularios, documentación requerida, firmas y estados.

  • Los datos generados por los proyectos quedan en discos personales sin descripción.

    Catálogo de conjuntos de datos con metadatos, permisos de acceso y enlace al proyecto de origen.

Aplicaciones que podemos diseñar

Sistemas posibles

Son propuestas posibles para estudiar con cada empresa, no trabajos realizados.

  • 01

    Gestor de proyectos de investigación financiados

    Presupuesto por partidas, hitos, entregables y personal, integrado con el sistema económico para no duplicar imputaciones y con avisos de plazos de justificación.

  • 02

    Reserva y uso de equipamiento científico compartido

    Calendario por equipo, requisitos de formación previa para reservar, registro de uso real y reparto de costes entre grupos o usuarios externos.

  • 03

    Automatización de memorias e informes

    Plantillas que se rellenan con datos ya registrados (publicaciones, gastos, horas, actividades) y que una persona revisa y completa antes de entregarlas.

  • 04

    Catálogo interno de datos de investigación

    Registro de conjuntos de datos con metadatos, licencias, responsables y permisos, orientado a que los datos sean localizables y reutilizables según los principios FAIR.

Capacidades técnicas

Qué interviene y por qué

Restricciones habituales

Permisos, continuidad y dependencias

  • Los sistemas institucionales económicos y académicos suelen ser plataformas cerradas; la integración depende de lo que el servicio de informática permita y del calendario de cambios de esas plataformas.
  • Cada financiador tiene sus propias reglas y plantillas de justificación, que cambian entre convocatorias; el software debe permitir ajustarlas sin rehacer el sistema.
  • Los datos de investigación pueden incluir datos personales o confidenciales; los permisos y la conservación se definen con los responsables del proyecto y de protección de datos.
  • Si los grupos perciben la herramienta como una carga añadida, seguirán con sus hojas de cálculo; la captura de datos tiene que ser más sencilla que lo que sustituye.

Decisiones de despliegue que suelen plantearse

Referencias

Para estudiar un proyecto

Qué necesitamos conocer

  1. 01¿Quién usaría el sistema: grupos de investigación, un servicio de gestión de la investigación, un departamento o toda la institución?
  2. 02¿Qué sistemas institucionales intervienen (económico, académico, repositorio) y qué permite integrar el servicio de informática?
  3. 03¿Qué financiadores y tipos de convocatoria gestionáis y qué exigen en las justificaciones?
  4. 04¿Qué equipamiento o espacios compartidos queréis gestionar y cómo se reparten hoy sus costes?
  5. 05¿Qué informes o memorias preparáis de forma recurrente y de dónde sale cada dato?

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