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Salud y ciencias

Software a medida para laboratorios y centros técnicos

Una muestra entra por recepción con una etiqueta, un formulario del cliente y a veces una cadena de custodia que hay que respetar. Después pasa por preparación, uno o varios ensayos en equipos distintos, revisión técnica y, al final, un informe firmado. En cada paso alguien anota algo: la hora de llegada, la temperatura de conservación, el equipo usado, el resultado bruto. Si esas anotaciones están en cuadernos y hojas de cálculo, responder a la pregunta de un cliente sobre su muestra obliga a recorrer el laboratorio.

Para laboratorios de ensayo, calibración o control de calidad podemos construir sistemas que sigan la muestra de punta a punta, lean resultados de los equipos cuando sea posible, recuerden calibraciones y mantenimientos y generen el borrador del informe para su revisión. La acreditación del laboratorio y la validez técnica de los métodos son responsabilidad suya y de la entidad acreditadora; el software ayuda a conservar los registros que lo sustentan.

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Recorrido de datos · LaboratoriosIlustración conceptual

  1. Entradas

    • Solicitud y alta de muestra
    • Ficheros de resultados de equipos
    • Certificados de calibración

  2. Reglas

    • Bloqueo de equipo con calibración vencida
    • Fórmulas de cálculo versionadas
    • Revisión técnica antes de firmar

  3. Salidas

    • Historial de custodia por muestra
    • Resultado ligado al estado del equipo
    • Borrador de informe para revisión

Integraciones

  • Software de los equipos
  • Impresoras de etiquetas y lectores
  • Gestión de usuarios y firmas

Problemas habituales

Tres problemas frecuentes en laboratorios

  1. Las muestras se registran a mano y se confunden identificadores entre recepción y ensayo.

    SoluciónRecepción con alta de muestra, etiqueta con código, condiciones de llegada y ensayos solicitados.

    Resultado observableCada muestra tiene un identificador único que la acompaña en todo el proceso.

  2. No queda constancia clara de quién manipuló una muestra y cuándo cambió de custodia.

    SoluciónRegistro de cadena de custodia con cada transferencia, ubicación y condición de almacenamiento.

    Resultado observableHistorial de custodia de la muestra consultable y exportable.

  3. Se usa un equipo con la calibración vencida sin que nadie lo advierta.

    SoluciónInventario de equipos con plan de calibración y mantenimiento, avisos y bloqueo de uso en ensayos cuando vence.

    Resultado observableCada resultado queda asociado a un equipo con su estado de calibración en esa fecha.

  • Los resultados se copian de la pantalla del equipo a una hoja de cálculo y de ahí al informe.

    Captura de resultados desde los ficheros o interfaces de los equipos y cálculo con fórmulas versionadas.

  • Redactar y revisar informes ocupa buena parte del tiempo del personal técnico.

    Generación de borradores de informe a partir de plantillas y datos validados, con flujo de revisión y firma.

Aplicaciones que podemos diseñar

Sistemas posibles

Son propuestas posibles para estudiar con cada empresa, no trabajos realizados.

  • 01

    Seguimiento de muestras y cadena de custodia

    Desde la recepción hasta la eliminación o devolución: identificación, ubicaciones, transferencias y condiciones de conservación, con historial completo por muestra.

  • 02

    Gestión de equipos y calibraciones

    Inventario con planes de calibración, verificaciones intermedias y mantenimientos, avisos de vencimiento y relación de cada ensayo con el estado del equipo en ese momento.

  • 03

    Captura de resultados desde equipos

    Lectura de ficheros de exportación o interfaces de los equipos para incorporar resultados sin transcribirlos, conservando el dato bruto junto al resultado calculado.

  • 04

    Informes con revisión y firma

    Borradores generados a partir de datos aprobados y plantillas controladas. La automatización documental prepara el texto; la revisión técnica y la firma siguen siendo humanas.

Capacidades técnicas

Qué interviene y por qué

Restricciones habituales

Permisos, continuidad y dependencias

  • La conexión con equipos depende de lo que exporte cada uno; los más antiguos pueden obligar a captura manual o a pasarelas.
  • Las fórmulas de cálculo y las plantillas de informe deben estar versionadas y verificadas por el laboratorio antes de usarse con resultados reales.
  • Sustituir hojas de cálculo arraigadas exige migrar datos históricos y acordar qué se conserva en el formato antiguo.
  • El sistema apoya los registros que pide un esquema de acreditación, pero no la otorga ni sustituye a los procedimientos de calidad del laboratorio.

Decisiones de despliegue que suelen plantearse

Referencias

  • ENAC: servicios de acreditación. ENAC, la Entidad Nacional de Acreditación en España, evalúa la competencia técnica de laboratorios de ensayo y calibración. La acreditación es un proceso del laboratorio con ENAC.

Para estudiar un proyecto

Qué necesitamos conocer

  1. 01¿Qué tipo de ensayos o calibraciones hacéis y qué volumen de muestras recibís?
  2. 02¿Cómo registráis hoy la recepción, la custodia y los resultados de cada muestra?
  3. 03¿Qué equipos intervienen y en qué formato exportan sus resultados?
  4. 04¿Qué requisitos de vuestro sistema de calidad o de acreditación debe respetar el software?
  5. 05¿Quién revisa y firma los informes y cómo se entregan al cliente?

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