Ingeniería y documentación

Software de gestión de obra y proyectos

La producción registrada cada día en obra llega a mediciones, certificaciones y control de costes sin volver a transcribirla en la oficina.

Entre la obra y la oficina técnica suele haber un hueco lleno de hojas de cálculo, fotos en el móvil y partes en papel. El jefe de obra sabe lo que se ha ejecutado, pero la medición llega tarde, la certificación se prepara a mano y los costes reales se conocen cuando ya no hay margen para corregir. Un software de gestión de obra puede conectar esos momentos: registrar partes diarios, recoger mediciones, preparar certificaciones a partir de lo medido y comparar coste previsto con coste real. Lo construimos sobre la estructura de tu presupuesto y de tus contratos, porque cada cliente, administración o subcontrata impone formatos y criterios propios que el sistema debe respetar.

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Capas · Gestión de obraIlustración conceptual

Entrada de datos
- Partes diarios desde el tajo
- Presupuesto en formato BC3
- Pedidos y facturas del ERP
Validación
- Unidades asociadas a partidas
- Criterios del contrato configurados
Procesamiento
- Acumulación de mediciones a origen
- Coste real frente a previsto
Control humano
- Aprobación de partes y mediciones
- Revisión de la certificación
Trazas
- Parte firmado por el encargado
- Aprobación de cada certificación
Sistemas de salida
- Borrador de certificación
- Informe de desviaciones por partida

Antes y después

Qué cambiaría en la operación

Ejemplo hipotético: una constructora con varias obras de urbanización simultáneas y partes diarios rellenados en papel por los encargados.

01 · Antes
Los partes llegan a la oficina días después, las mediciones se pasan a una hoja de cálculo y el coste real de cada partida se conoce al cerrar el mes.
02 · Sistema propuesto
Una aplicación móvil recoge el parte por partida del presupuesto, acumula la producción y compara cada semana el coste imputado desde el ERP con el previsto.
03 · Después
El jefe de obra puede ver qué partidas se desvían del coste previsto durante la ejecución y preparar el borrador de certificación sobre mediciones ya revisadas.

Alcance

Qué resuelve y qué no

Qué puede resolver

Registrar partes diarios de trabajo con personal, maquinaria, unidades ejecutadas y fotografías desde el móvil, incluso con cobertura irregular.
Acumular mediciones por partida del presupuesto y preparar borradores de certificación a origen para su revisión.
Comparar coste previsto y coste real por capítulo o partida, incorporando compras, subcontratas y horas.
Gestionar incidencias de obra con responsable, plazo, evidencias y cierre documentado.
Centralizar la documentación de cada obra: contratos, actas, planos de referencia y comunicaciones relevantes.

Qué no resuelve

No interpreta el contrato por ti: los criterios de medición, revisiones de precios o penalizaciones se trasladan al sistema tras revisarlos con quien conoce el contrato.
No valida por sí solo las mediciones ni las certificaciones: siempre pasan por la revisión y aprobación de las personas responsables antes de emitirse.
No sustituye al software de contabilidad o al ERP de la empresa, con los que se integra para no duplicar facturación.
No convierte datos incompletos en información fiable: si los partes no se rellenan con regularidad, los informes de coste no serán representativos.

Escenarios operativos

Cómo funcionaría en la práctica

Ejemplos de lo que se podría diseñar. No describen proyectos realizados.

01
Parte diario desde el tajo
Entrada
Datos introducidos por el encargado en una aplicación móvil: equipos presentes, horas, maquinaria, unidades ejecutadas, observaciones y fotos.
Procesamiento
Validación de campos obligatorios, asociación de las unidades a partidas del presupuesto y sincronización diferida cuando no hay conexión en el momento.
Salida
Parte firmado por el encargado, disponible para el jefe de obra y acumulado en el seguimiento de producción y de costes.
02
Certificación mensual a partir de mediciones
Entrada
Mediciones acumuladas por partida, precios contractuales y certificaciones anteriores de la obra.
Procesamiento
Cálculo del importe a origen y del periodo según los criterios del contrato configurados, con señalización de partidas que superan lo presupuestado o carecen de medición justificada.
Salida
Borrador de certificación en el formato acordado con el cliente, pendiente de revisión, y registro de quién la aprueba antes de enviarla.
03
Control económico por partida
Entrada
Presupuesto de la obra, pedidos y albaranes del ERP, facturas de subcontratas y horas imputadas.
Procesamiento
Imputación de cada coste a su capítulo o partida y comparación con la producción certificada y con el coste previsto.
Salida
Informe de desviaciones por partida que ayuda a detectar a tiempo dónde se está perdiendo margen y a preguntar por qué.
04
Incidencias y comunicaciones con la dirección facultativa
Entrada
Incidencia detectada en obra con ubicación, fotos, descripción y, si procede, referencia al plano o a la partida afectada.
Procesamiento
Asignación a un responsable, plazo de respuesta, seguimiento de comentarios y adjuntos hasta su resolución.
Salida
Historial completo de la incidencia que puede consultarse después en reclamaciones, liquidaciones o en la preparación de la documentación final.

Integración

Cómo se conecta con lo que ya existe

El software de obra rara vez vive aislado. Toma el presupuesto de la herramienta en la que se elabora, envía costes y certificaciones a la contabilidad y comparte documentos con el resto de la empresa. Antes de integrar se revisa la calidad de esos datos de origen, porque un presupuesto mal codificado arrastra errores a todo el seguimiento.

Importación de presupuestos desde programas de mediciones en formatos de intercambio como BC3 cuando estén disponibles
ERP o contabilidad para pedidos, albaranes, facturas y cierre de costes
Aplicación móvil con trabajo sin conexión para partes e incidencias
Gestión documental para contratos, actas y planos de referencia
Exportación de certificaciones e informes en los formatos exigidos por cada cliente

Modalidades de despliegue que suelen plantearse

Se elige en cada proyecto tras evaluar requisitos y sistemas existentes.

Antes de desarrollar

Datos, validaciones y permisos

Estructura de presupuesto y codificación de partidas que la empresa use de forma homogénea entre obras.
Revisión de los contratos tipo para trasladar al sistema criterios de medición, certificación y retenciones.
Definición de quién introduce, revisa y aprueba partes, mediciones y certificaciones en cada obra.
Disponibilidad de dispositivos móviles en obra y compromiso de uso diario por parte de encargados y jefes de obra.
Acceso a los datos de compras y costes del ERP con la frecuencia que exija el seguimiento.

Supervisión

Riesgos, límites y mantenimiento

Si cada obra codifica las partidas a su manera, la comparación entre obras y los informes agregados pierden sentido.
Un cambio contractual no trasladado al sistema puede producir certificaciones incorrectas; los cambios de contrato deben tener un circuito de actualización.
Las aplicaciones de campo que exigen demasiados campos acaban rellenándose de forma rutinaria o tardía; el diseño se prueba con encargados reales.
Las fotografías y partes pueden contener datos personales de trabajadores; su uso y conservación se acuerdan con el responsable del tratamiento.

Sectores donde se aplicaría

Cómo se contrata

Para profundizar

Preguntas frecuentes

¿Podemos empezar solo con los partes de obra y ampliar después?

Sí, y suele ser una buena forma de empezar. Los partes generan los datos de producción y horas que después alimentan certificaciones y costes. Lo importante es diseñar desde el principio la codificación de partidas para que la ampliación no obligue a rehacer lo registrado.

¿El sistema puede adaptarse a los formatos de certificación de cada cliente?

Sí. Los datos se mantienen en una estructura común y se generan plantillas de salida para cada cliente o administración. Antes de emitir se comprueba la plantilla con certificaciones reales ya aceptadas.

¿Qué pasa con las obras en marcha cuando se implanta el sistema?

Se decide caso por caso. Puede cargarse el estado a origen de cada obra (mediciones y certificado hasta la fecha) y continuar desde ahí, o aplicar el sistema solo a obras nuevas. Cargar obras en curso exige conciliar los datos con quien las gestiona.

Cuéntanos cómo pasan hoy los datos de la obra a la oficina

Cuéntanos qué datos y sistemas intervienen en tu proceso. Estudiaremos qué puede automatizarse, cómo se integraría y qué convendría validar antes de desarrollar. Ver todas las capacidades.

Explicar mi proceso

Sin compromiso de aceptación: estudiamos cada caso antes de proponer nada. Cómo tratamos la información que compartes.