Software para seguimiento de obra civil: módulos necesarios

Todo parte del presupuesto: capítulos, subcapítulos y partidas con su unidad de medida, su precio y su descomposición. En España el intercambio de presupuestos suele hacerse con archivos en formato BC3 (FIEBDC-3), que generan los programas de mediciones habituales. Poder importarlos evita teclear el presupuesto otra vez y mantiene los mismos códigos de partida que usa la dirección facultativa.

El presupuesto no es estático. Conviene distinguir el presupuesto de contrato, el presupuesto vigente (contrato más cambios aprobados) y el presupuesto de coste interno, que la empresa constructora usa para controlar su margen. Mezclarlos en un mismo documento genera confusiones cuando la propiedad pide una relación valorada.

La medición es la cantidad de cada partida realmente ejecutada. Para que sea defendible debe poder descomponerse en líneas con su ubicación (tramo, punto kilométrico, eje, parcela), sus dimensiones y, cuando sea útil, un croquis o una foto. Un ejemplo: la partida de excavación en zanja se mide por tramos entre pozos, con longitud, anchura y profundidad media; si cada línea lleva el tramo y la fecha, se puede comprobar después contra los partes y contra el levantamiento topográfico.

• Mediciones a origen: lo ejecutado desde el inicio de la obra. Es la referencia más robusta, porque los errores de un mes se corrigen en el siguiente.
• Mediciones parciales: lo ejecutado en el periodo, calculado como diferencia entre el origen actual y el anterior.
• Captura en campo: desde tableta o móvil, con trabajo sin conexión, para que el encargado registre en el momento y no al final de la semana.
• Importación de datos topográficos: volúmenes de movimiento de tierras o longitudes calculadas fuera del sistema, con referencia al archivo de origen.

La certificación convierte la medición en importe: cantidad a origen por precio, menos lo certificado anteriormente, con las deducciones o retenciones que establezca el contrato. En obra pública, el régimen de certificaciones y de modificación del contrato viene determinado por la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público y por los pliegos de cada licitación; en obra privada, por el contrato firmado. El software debe permitir configurar esas reglas por obra, no imponer unas fijas.

Lo que aporta un sistema frente a una hoja es el recorrido: la certificación se genera desde las mediciones, pasa por la revisión del jefe de obra y de la dirección facultativa con comentarios por partida, y una vez conformada queda bloqueada. Si después se detecta un error, se corrige en la siguiente certificación a origen, no reescribiendo la anterior. Así cada importe facturado tiene una medición detrás y un responsable que la dio por buena.

El parte diario es el registro de la actividad: qué tajos se trabajaron, con qué personal y maquinaria, qué materiales llegaron, qué tiempo hizo y qué incidencias hubo. Parece burocracia hasta que surge una reclamación por un retraso o por un sobrecoste. En ese momento, unos partes completos, fechados y con fotos son la mejor documentación disponible.

• Personal y maquinaria por tajo, propios y subcontratados, para imputar costes y contrastar con las facturas de subcontratas.
• Recepción de materiales con albarán fotografiado, vinculada a la partida donde se consumen.
• Condiciones meteorológicas e interrupciones, con hora de inicio y fin.
• Incidencias con foto y ubicación: servicios afectados no previstos, terreno distinto del esperado, órdenes verbales recibidas.
• Firma del responsable y bloqueo del parte tras un plazo, para que no se modifique a posteriori sin dejar rastro.

Pocas obras civiles terminan tal como se proyectaron. Aparece una conducción no inventariada, el terreno obliga a cambiar la cimentación de un muro o la propiedad pide una variante. Cada cambio debe registrarse con su origen (orden de la dirección facultativa, incidencia de campo, petición de la propiedad), su descripción, su valoración y su estado de aprobación. Cuando una unidad de obra no existe en el presupuesto, hace falta un precio nuevo, a menudo llamado precio contradictorio, que también debe pasar por un circuito de aprobación.

Con ese registro, el sistema puede mostrar en cualquier momento el presupuesto de contrato, los cambios aprobados, los pendientes y la desviación prevista a final de obra. Es la información que más pide la dirección de la empresa y la que más tarda en prepararse cuando vive en correos y actas sueltas.

Además, piensa en las integraciones: el ERP o programa contable para facturación y costes, el programa de mediciones para el intercambio en BC3 y el gestor documental donde vive el proyecto. Un módulo aislado que obliga a exportar e importar a mano pierde buena parte de su valor.

1. ¿Cada importe certificado puede rastrearse hasta las líneas de medición y su ubicación en obra?
2. ¿Las reglas de certificación (retenciones, revisión de precios, deducciones) son configurables por contrato?
3. ¿Los partes se pueden rellenar en campo sin cobertura y quedan bloqueados tras firmarse?
4. ¿Los cambios tienen estado y aprobación, y el sistema impide certificar lo no aprobado?
5. ¿Importa y exporta BC3 y se integra con vuestro ERP sin pasos manuales?
6. ¿Un software comercial de gestión de obra cubre vuestro proceso? Si es así, puede ser la opción más sensata; lo a medida se justifica cuando vuestra forma de medir, certificar o coordinar subcontratas no encaja o cuando hay que unir varias herramientas existentes.

Para comparar opciones, lleva a la conversación una certificación real de una obra cerrada con sus mediciones y un cambio que diera problemas. Ver cómo los recorre cada propuesta dice más que cualquier lista de funciones. Si quieres estudiar vuestro caso, podemos analizarlo con vosotros a partir de ese material.