Diseño de una tabla de tarifas de transporte

El mismo envío pasa de 191 a 271 kg facturables solo por cambiar la regla. Por eso la tabla debe guardar factor, ámbito del cálculo y redondeo como datos, y la factura debe mostrar cuál se aplicó. Si el cliente declara medidas y el transportista las mide, decide también cuál prevalece y con qué tolerancia.

La zonificación decide cuántas combinaciones de precio tendrás que mantener. Hay dos modelos básicos y casi todas las tarifas reales mezclan ambos.

La asignación de una dirección a una zona debe ser determinista: mismo código postal, misma zona. Si usas prefijos de código postal, define qué ocurre con las excepciones (un municipio que se tarifica en otra zona) y guarda la tabla de asignación con la misma vigencia que los precios. Una celda vacía en la matriz no debe convertirse en precio cero: el sistema tiene que detener el cálculo y avisar.

Las escalas agrupan los envíos por peso facturable, por número de palés o por metros lineales. Lo importante es cómo se calcula el precio dentro del tramo: un precio por kilo que cambia al cruzar el límite, un precio cerrado por tramo o una combinación con un fijo y un variable.

Un contraejemplo hipotético muestra el problema. Supón un tramo de 0 a 100 kg a 0,30 €/kg y otro de 101 a 300 kg a 0,21 €/kg. Un envío de 100 kg cuesta 30,00 €; uno de 120 kg cuesta 25,20 €. Enviar más cuesta menos, y alguien acabará añadiendo peso para pagar menos. Hay dos correcciones habituales: cobrar como mínimo el importe máximo del tramo anterior o trabajar con precios cerrados por tramo. Elijas la que elijas, escríbela como regla de la tabla.

• Límites de tramo sin huecos ni solapes: decide si 100 kg pertenece al primer tramo o al segundo.
• Unidad del tramo coherente con la regla de peso: si el peso facturable se redondea a la decena, los límites también.
• Mínimo de percepción por envío, separado de la escala.
• Tramo abierto final («más de 3.000 kg») con su precio o con la indicación de que se cotiza aparte.
• Precios en euros sin IVA, con el número de decimales que admite la factura.

En una tabla conviven dos tipos de ajustes que no deben mezclarse. Los recargos comerciales (cita previa, entrega en altura, plataforma elevadora, mercancía peligrosa, temperatura controlada, esperas o paralizaciones) dependen de lo pactado. La revisión por gasóleo, en cambio, viene impuesta por el artículo 38 de la Ley 15/2009, del contrato de transporte terrestre de mercancías.

Ese artículo establece que, cuando el precio del combustible haya variado entre la celebración del contrato y la realización del transporte, el precio pactado se incrementa o se reduce de manera ineludible según los criterios que fije la Administración, y que la variación se refleja en la factura de manera desglosada. Se aplica de forma automática si la variación es igual o superior al 5 %, salvo que se haya pactado por escrito un umbral menor. En los contratos de transporte continuado, además, se revisa en cada periodo de facturación sea cual sea la variación. El pacto en contrario es nulo.

La fórmula está en la condición 3.4 de la Orden FOM/1882/2012: ΔP = G × P × C / 100, donde P es el precio del transporte establecido al contratar, G es el índice de variación porcentual del precio medio semanal del gasóleo publicado por la Administración entre la fecha del contrato y la del transporte, y C es un coeficiente que depende de la masa máxima autorizada del vehículo y del precio medio del gasóleo antes de impuestos (Pmed).

Los descuentos siguen la lógica contraria a la revisión: según la condición 3.5, solo se aplican si se han pactado expresamente, con sus características, su forma de cálculo, su ámbito y sus condiciones de liquidación.

Una tarifa cambia varias veces al año: nuevas zonas, precios renegociados, coeficientes actualizados. Si la tabla se sobrescribe, ya no podrás explicar por qué una factura de marzo salió con un importe concreto. El diseño auditable se apoya en cuatro reglas.

• Cada versión de la tarifa tiene fecha de inicio y de fin, y no se edita una vez usada: se crea otra.
• Se decide por escrito qué fecha selecciona la versión: la del pedido, la de recogida o la del transporte. La revisión por gasóleo, por ley, compara la fecha del contrato con la del transporte.
• Cada línea facturada guarda la versión aplicada, la zona, el peso facturable con su regla, el tramo, cada recargo y el importe de la revisión por gasóleo por separado.
• Un recálculo nunca modifica una factura emitida: genera una diferencia trazable.

Con esas reglas, una reclamación se resuelve reproduciendo el cálculo, no buscando quién lo hizo. Es también la base para conciliar las facturas de tus subcontratistas con tu propia tarifa de compra.

Fíjate en una decisión del paso 4: el recargo de cita previa se dejó fuera de la base P de la revisión porque así se definió en el contrato hipotético. Si tu contrato no lo dice, aclara con tu asesoría qué conceptos forman el precio del transporte a efectos del artículo 38 antes de programarlo.

• Escribir el factor volumétrico en una fórmula de la hoja y no en la tarifa, de modo que cada cliente acaba con el mismo.
• Calcular el volumétrico sobre el envío cuando el contrato dice por bulto, o al revés.
• Tramos con huecos (de 0 a 100 y de 101 a 300 con pesos decimales) que dejan envíos sin precio.
• Celdas vacías de la matriz que el sistema interpreta como cero.
• Aplicar la revisión por gasóleo solo cuando sube, o incluirla en el precio sin desglosarla.
• Mantener coeficientes de revisión antiguos después de una modificación de la orden.
• Sobrescribir la tarifa vigente y perder la posibilidad de reproducir facturas anteriores.