Soluciones · Transporte y logística
Facturar por peso facturable con reglas por contrato y evidencia en cada envío
Un motor de reglas por contrato que concilia lo declarado con lo medido en báscula y cubicador y factura cada envío con su cálculo, su regla vigente y su evidencia.
Foto: IAEA 3 · CC BY-SA 2.0
- Peso real medido
- 597 kg
- Facturable con lo declarado
- 1050 kg
- Facturable con lo medido
- 1400 kg
Envío hipotético del ejemplo inferior · contrato por metro lineal · valores inventados
Respuesta breve
Para facturar bien por peso facturable no basta con conocer la fórmula: hay que guardar la regla de cada contrato como dato, medir lo que entra en el andén, comparar lo medido con lo declarado y facturar con el cálculo y la evidencia adjuntos. El problema rara vez es la aritmética; es que cada contrato dice una cosa y nadie la tiene escrita en el sistema.
Quien factura portes por peso facturable suele trabajar con tres versiones del mismo envío: lo que el cliente declaró al pedir el servicio, lo que registraron la báscula y el cubicador en el andén y lo que acabó en la factura. Cuando no coinciden, la diferencia se discute por correo semanas después, sin la foto del palé ni el ticket de pesada a mano. A eso se suma que cada contrato usa su propio factor de conversión, su ámbito de cálculo, su redondeo, su mínimo o el metro lineal para la mercancía que no admite otra encima. Esta solución convierte esas condiciones en reglas versionadas, concilia declarado y medido antes de facturar y deja en cada línea de la factura el cálculo aplicado, la regla vigente y la evidencia que lo sostiene.
Última revisión:
Conciliación auditada
Lo declarado, lo medido y lo que se factura
Un envío inventado de tres palés, tal como lo declaró el cliente y tal como lo registraron la báscula y el cubicador. Debajo, el resultado bajo tres contratos distintos: volumen por bulto, volumen sobre el envío y metro lineal.
La fórmula del peso facturable y el efecto de cambiar de factor están en la guía de diseño de tarifas. Aquí importa otra cosa: qué se propone facturar cuando lo medido no coincide con lo declarado, y con qué evidencia.
| Bulto | Declarado por el cliente | Medido en el andén |
|---|---|---|
| Palé 1 | 120 × 80 × 110 cm · 180 kg | 120 × 80 × 111 cm · 182 kg |
| Palé 2 | 120 × 80 × 110 cm · 180 kg | 120 × 80 × 110 cm · 179 kg |
| Palé 3 | 120 × 80 × 110 cm · 180 kg | 120 × 80 × 145 cm · 236 kg · no remontable |
En negrita, lo que cambia respecto a lo declarado: el palé 3 es más alto, pesa más y lleva etiqueta de no remontable, confirmada con foto por el operario.
| Regla del contrato | Declarado | Medido | Diferencia | Propuesta |
|---|---|---|---|---|
| Contrato A · 250 kg/m³ por bulto, redondeo a 10 kg, mínimo 100 kgDecide: volumen | 800 kg | 880 kg | +80 kg (+10 %) | facturar lo medido con evidencia |
| Contrato B · 333 kg/m³ sobre el envío, redondeo a 1 kg, mínimo 300 kgDecide: volumen | 1055 kg | 1171 kg | +116 kg (+11 %) | facturar lo medido con evidencia |
| Contrato C · 1.750 kg por metro lineal, remontable a dos alturasDecide: metro lineal · 0,6 → 0,8 m lineales | 1050 kg | 1400 kg | +350 kg (+33,3 %) | facturar lo medido con evidencia |
Peso real medido: 597 kg. En los tres contratos la diferencia supera la tolerancia; como hay ticket de pesada, lectura del cubicador y foto, el sistema propone facturar lo medido. La decisión la toma administración con esa evidencia delante.
El problema
La factura se discute porque el cálculo no viaja con ella
La guía de diseño de tarifas explica cómo se calcula el peso facturable y por qué el mismo envío cambia de importe según la regla. Esta página trata lo que pasa después: cómo se aplica la regla correcta a cada cliente, qué hacer cuando la mercancía que llega no es la declarada y cómo enseñar el cálculo sin abrir una hoja de cálculo cada vez. Sin un sistema que lo resuelva, la diferencia entre lo declarado y lo real se convierte en margen perdido o en una reclamación del cliente.
- Administración aplica a todos los clientes el mismo factor volumétrico porque la regla de cada contrato está en un PDF que nadie consulta al facturar.
- El cubicador o la báscula del andén registran medidas que no llegan al programa de facturación, o llegan sin el identificador del envío.
- Se refactura al alza sin poder enseñar el ticket de pesada ni la foto del palé, y la rectificación acaba anulada a la primera queja.
- La etiqueta de no remontable aparece en el andén, pero la tarifa por metro lineal no se aplica porque el dato no figura en el pedido.
- Cada cambio de tarifa se pisa sobre la anterior y no se puede reconstruir con qué regla se facturó un envío del trimestre pasado.
Arquitectura y flujo
Del pedido a la línea de factura, pasando por el andén
El sistema no sustituye al TMS ni a la facturación: se coloca entre ambos. Lee el envío y su contrato, recibe las medidas del andén, aplica la regla vigente a las dos versiones del envío y propone qué facturar. Administración ve la propuesta con la evidencia y decide. Lo que se factura queda ligado a la regla, a las medidas y a la persona que lo aprobó.
- 01Pedido y regla
- 02Medida en andén
- 03Cálculo doble
- 04Conciliación
- 05Factura con detalle
01 · Pedido y regla
Se toma del TMS el envío con sus bultos declarados y se identifica la versión de la regla del contrato vigente en la fecha que el contrato diga (pedido, recogida o salida).
02 · Medida en andén
Báscula y cubicador envían peso y dimensiones por bulto con el código leído de la etiqueta. Si un bulto lleva marca de no remontable, el operario lo confirma con una foto.
03 · Cálculo doble
La misma regla se aplica a lo declarado y a lo medido: volumen por bulto o por envío, metro lineal cuando procede, redondeo y mínimo de percepción.
04 · Conciliación
Si la diferencia queda dentro de la tolerancia pactada se factura lo declarado. Si la supera, se propone lo medido solo cuando la evidencia está completa; si falta algo, el envío pasa a revisión.
05 · Factura con detalle
La línea se envía al ERP o al programa de facturación con el peso facturable, la base que lo decidió y un enlace al detalle del cálculo y a la evidencia.
Quién lo evalúa
Cuatro miradas sobre el mismo proyecto
| Perfil | Qué le importa | La pregunta que debe quedar resuelta |
|---|---|---|
| Administración y facturación | Facturar a la primera, con el detalle que pide el cliente, y responder a una reclamación con el cálculo y la evidencia en un clic. | «¿Puedo ver en cada línea qué regla se aplicó, con qué medidas y por qué se factura lo medido y no lo declarado?» |
| Responsable de almacén o de andén | Que medir no frene la operación y que lo que registra el cubicador quede ligado al envío correcto. | «¿Qué hace el operario cuando el palé no se puede medir, la báscula falla o la etiqueta no se lee?» |
| Dirección comercial | Que las condiciones pactadas con cada cliente se apliquen tal como se firmaron y que la renegociación se haga con datos. | «¿Cuánto se aleja lo declarado por cada cliente de lo medido, y desde cuándo?» |
| Responsable de sistemas | No sustituir el TMS ni el ERP y conectar dispositivos de andén sin crear otra base de datos de clientes. | «¿Qué lee del TMS, qué recibe del cubicador y de la báscula y qué devuelve al ERP para facturar?» |
Para el responsable de sistemas
Datos, integraciones y qué pasa cuando algo falla
Entidades de datos
Regla de peso facturable
- Contrato y versión
- Método: volumen por bulto, volumen por envío o metro lineal
- Factor, redondeo y mínimo
- Vigencia y fecha de referencia
Origen: Contratos comerciales, mantenidos por administración
Envío
- Identificador del TMS
- Cliente y contrato
- Bultos declarados con medidas y peso
- Fecha de recogida y de salida
Origen: TMS o pedido del cliente
Medida
- Bulto y código leído
- Peso, largo, ancho y alto
- Remontable o no, con foto
- Dispositivo, operario y hora
Origen: Báscula, cubicador y aplicación de andén
Conciliación
- Resultado declarado y medido
- Diferencia en kilos y en porcentaje
- Propuesta y decisión
- Quién aprobó y cuándo
Origen: Calculada por el sistema y aprobada por administración
Línea de factura
- Peso facturable y base
- Importe según la tarifa
- Referencia a la regla y a la conciliación
- Rectificaciones posteriores
Origen: ERP o programa de facturación
Integraciones
TMS
lectura
Envíos, bultos declarados, cliente y fechas. Si el TMS ya calcula el peso facturable, se compara su resultado con el del motor durante el piloto.
Báscula y cubicador del andén
lectura
Lecturas por bulto con el código de la etiqueta, por API del fabricante, fichero o un pequeño servicio local cuando el equipo solo ofrece puerto serie.
Aplicación de andén
lectura y escritura
El operario confirma la marca de no remontable, mide a mano cuando el equipo falla y adjunta la foto. Recibe avisos si un bulto no casa con ningún envío.
ERP o programa de facturación
escritura
Líneas de porte con su peso facturable y la referencia al cálculo. Las rectificaciones se envían como documentos nuevos, sin modificar la factura emitida.
Portal o correo del cliente
escritura
Detalle del cálculo y evidencia de cada envío refacturado, para que el cliente lo compruebe sin pedirlo.
Gestión de errores
SiEl código leído por el cubicador no casa con ningún envío del día.
EntoncesLa medida queda en una bandeja de huérfanas con su foto. Nadie la asigna por parecido: se busca el envío por su referencia y se registra quién hizo la asociación.
SiLa báscula está fuera de servicio o pendiente de revisión.
EntoncesSe marca el dispositivo como no fiable, las medidas se toman a mano con la aplicación y esos envíos se facturan por lo declarado salvo decisión expresa de administración.
SiEl cliente declara medidas en pulgadas o el peso neto en vez del bruto.
EntoncesLa importación valida unidades y rangos razonables por tipo de bulto. Lo que no supera la validación vuelve al cliente o a atención al cliente antes de calcular.
SiUna regla cambia de versión entre la recogida y la salida.
EntoncesLa regla guarda qué fecha decide su aplicación. Los envíos ya facturados conservan la versión con la que se calcularon y solo se recalculan con una decisión registrada.
SiEl cliente discute una refacturación.
EntoncesLa línea enlaza con las dos versiones del cálculo, la tolerancia, el ticket y la foto. Si se acepta la queja, se emite una rectificativa y la conciliación conserva el motivo.
Indicadores
Qué medir para saber si funciona
Definiciones de trabajo. No incluyen objetivos numéricos: los fija cada empresa con sus datos de partida.
- Envíos conciliados antes de facturar
- Envíos cuyo peso facturable se ha comparado entre lo declarado y lo medido antes de emitir la factura.
- Por quéMide si la conciliación ocurre a tiempo o se deja para cuando llega la queja.
- Desviación por cliente
- Diferencia media entre el peso facturable declarado y el medido, por cliente y por periodo.
- Por quéEs el dato que sostiene una conversación comercial o un cambio en la forma de declarar.
- Refacturaciones con evidencia completa
- Ajustes al alza o a la baja que llevan ticket de pesada, lectura del cubicador y foto del bulto.
- Por quéUna refacturación sin evidencia suele acabar anulada y cuesta más de lo que recupera.
- Envíos con medida manual
- Envíos medidos a mano porque el dispositivo no estaba disponible o no leyó la etiqueta.
- Por quéIndica dónde falla el andén y cuánto se puede confiar en la medida.
- Envíos facturados con regla caducada
- Líneas calculadas con una versión de tarifa cuya vigencia ya había terminado.
- Por quéDebe ser cero; si no lo es, el problema está en el mantenimiento de las reglas.
Alternativa al desarrollo
Cuándo basta un producto y cuándo compensa construir
Software comercial o configuración
Probablemente te basta si…
- Tu TMS ya calcula el peso facturable con reglas por cliente y versiones, y solo falta conectar el cubicador.
- Todos tus contratos usan el mismo método y el mismo factor, y el volumen de diferencias es pequeño.
- El fabricante del cubicador ofrece una integración probada con tu programa de facturación.
Desarrollo a medida sobre lo que ya tienes
Compensa construir si…
- Cada contrato tiene su método, su redondeo, su mínimo y, en algunos casos, el metro lineal.
- Necesitas conciliar lo declarado con lo medido y facturar con evidencia, no solo calcular un número.
- Las medidas vienen de dispositivos distintos en varios almacenes y hay que ligarlas al envío correcto.
Si tu TMS cubre las reglas y la conciliación, configúralo. Cuando no lo hace, lo razonable suele ser un motor de reglas y una bandeja de conciliación encima del TMS, que devuelva al ERP líneas ya calculadas.
Despliegue
Dónde se ejecuta el motor y qué pasa en el andén
Nube con conector local en el andén
Cuando hay varios almacenes y la facturación se hace de forma centralizada.
A tener en cuentaSi cae la conexión, el conector debe guardar las lecturas y enviarlas después en orden, sin duplicar.
Servidor propio
Cuando el ERP es local y la política interna no quiere datos de clientes fuera de la red.
A tener en cuentaLa integración con dispositivos de varios almacenes y las copias de seguridad dependen de tu infraestructura.
Módulo dentro del TMS existente
Cuando el TMS admite extensiones y ya guarda tarifas por cliente.
A tener en cuentaConviene comprobar antes que su modelo de tarifas admite metro lineal, versiones y conciliación; si no, se acaba forzando.
Etapas de contratación
Cómo se contrata sin comprometerlo todo al principio
- Etapa 1
Inventario de contratos
Tabla con la regla de peso facturable de cada cliente, sus excepciones y la fecha que decide su aplicación.
Se decideQué contratos tienen reglas ambiguas que hay que aclarar con el cliente antes de automatizar.
- Etapa 2
Prueba de andén
Un mes de lecturas de báscula y cubicador asociadas a envíos reales, con su tasa de huérfanas y de medida manual.
Se decideSi los dispositivos y las etiquetas permiten una medida fiable o hay que corregir algo antes.
- Etapa 3
Piloto en paralelo
Cálculo y conciliación de un periodo ya facturado, comparado línea a línea con lo que se emitió.
Se decideQué tolerancia se fija y qué diferencias deben explicarse antes de facturar con el motor.
- Etapa 4
Puesta en marcha
Motor de reglas, bandeja de conciliación e integración con el ERP en producción, empezando por los clientes con más diferencias.
Se decideQuién aprueba las refacturaciones y cómo se comunican al cliente.
Si para la primera etapa necesitas compartir datos reales, podemos firmar antes un acuerdo de confidencialidad. Cómo funciona el NDA previo.
Criterios de aceptación
Comprobables antes de dar el sistema por bueno.
- Cada línea de factura enlaza con la regla y la versión aplicadas, las medidas usadas y la persona que aprobó la propuesta.
- El motor reproduce, en el piloto, el peso facturable de los envíos de prueba calculados a mano con cada regla.
- Ninguna refacturación sale sin ticket de pesada, lectura del cubicador y foto del bulto, salvo aprobación expresa registrada.
- Las medidas sin envío asociado aparecen en una bandeja y no se asignan automáticamente por parecido.
- Un cambio de tarifa no altera las facturas emitidas; si hay que corregir, se emite un documento nuevo.
Límites
- El sistema aplica las reglas que estén escritas en el contrato; si el contrato no fija factor, ámbito o redondeo, primero hay que acordarlo.
- Ninguna norma general fija para la carretera el factor volumétrico ni el metro lineal: son condiciones comerciales, y aquí se tratan así.
- La exactitud depende de los dispositivos del andén y de su mantenimiento. El sistema registra con qué equipo se midió, pero no lo calibra.
- Si la báscula o el cubicador sirven para fijar el precio, pueden estar sometidos al control metrológico del Estado (artículo 8 de la Ley 32/2014 y su reglamentación específica). Qué equipos deben estar verificados y con qué periodicidad lo confirma tu empresa con el fabricante o el organismo competente; el sistema puede guardar la fecha de la última verificación de cada equipo.
- No decide si se reclama una diferencia al cliente: propone, con la evidencia, y la decisión es de administración o de la dirección comercial.
Preguntas frecuentes
Lo que suele preguntarse antes de empezar
¿Qué dice la ley sobre comprobar el peso de lo que declara el cliente?
La Ley 15/2009 obliga al cargador a dar al porteador la información necesaria sobre la mercancía (artículo 23) y permite al porteador comprobar peso y medidas cuando hay sospechas fundadas de falsedad en la declaración (artículo 26). Las condiciones generales de la Orden FOM/1882/2012 añaden quién paga esa verificación según el resultado (condición 4.11) y que, si una parte pide pesar para fijar el precio, se pesa una sola vez (condición 3.2). El factor volumétrico, en cambio, lo pone el contrato.
¿En qué se diferencia de la guía de tarifas?
La guía explica cómo se diseña una tabla de tarifas y cómo se calcula el peso facturable con varias reglas. Esta solución parte de ahí y resuelve la operación: aplicar a cada cliente su regla vigente, medir en el andén, conciliar lo declarado con lo medido y facturar con la evidencia adjunta.
¿Qué tolerancia conviene entre lo declarado y lo medido?
Depende de la precisión de tus dispositivos, del tipo de mercancía y de lo que acuerdes con cada cliente. Lo habitual es fijarla en el piloto, mirando la dispersión real de un periodo ya facturado, y escribirla en el contrato. El sistema la trata como un parámetro por cliente, no como una constante.
¿Sirve para paquetería y para grupaje?
Sí, con métodos distintos. En paquetería suele aplicarse el volumen por bulto; en grupaje es frecuente el volumen sobre el envío o el metro lineal para la mercancía que no se puede remontar. El motor guarda el método como parte de la regla, así que conviven contratos de ambos tipos.
¿Hay que cambiar de programa de facturación?
No. El motor entrega líneas ya calculadas con su referencia al detalle. El programa de facturación sigue emitiendo, numerando y rectificando las facturas como hasta ahora.
Fuentes
Normativa y documentación consultadas
- 01Ley 15/2009, de 11 de noviembre, del contrato de transporte terrestre de mercancías (texto consolidado, BOE-A-2009-18004)
Artículo 10.1.i (cantidad de mercancía en la carta de porte, por peso u otra forma), artículo 23 (información del cargador sobre la mercancía) y artículo 26 (verificación de peso y medidas por el porteador ante sospechas fundadas).
Consultada el
- 02Orden FOM/1882/2012, condiciones generales de contratación de los transportes de mercancías por carretera (texto consolidado, BOE-A-2012-11324)
Condición 1.9 (definición de bulto), 3.2 (pesaje a petición de una parte, una sola vez) y 4.11 (quién paga la verificación del peso y las medidas). No fija factores de conversión volumétrica.
Consultada el
- 03Ley 32/2014, de 22 de diciembre, de Metrología (texto consolidado, BOE-A-2014-13359)
Artículo 8.1: instrumentos de medida sometidos al control metrológico del Estado cuando se usan, entre otros fines, para garantizar un comercio leal, en los términos de su reglamentación específica.
Consultada el
Capacidades que intervienen
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Siguiente paso
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