Plataformas y flujos
TMS y gestión de transporte a medida
Foto: TrippyHippy · CC BY-SA 3.0
Cada envío, cada palé y cada viaje tienen su propio registro, y documento de control, porte y liquidación salen de esos mismos datos.
Un sistema de gestión de transporte construido sobre el modelo viaje, envío y unidad de carga, que genera documentos, costes y facturación desde los mismos datos.
Ejemplo hipotético: una empresa de transporte regional que combina carga completa con grupaje y subcontrata parte de sus viajes a autónomos.
01 · Antes
Tráfico planifica en una hoja de cálculo, el documento de control se rellena en una plantilla, el peso facturable se calcula a mano al facturar y la liquidación a autónomos se cuadra a final de mes.
02 · Sistema propuesto
Un TMS a medida separa envíos, unidades de carga y viajes, genera el documento de control antes de cada salida y aplica las reglas de tarifa y de liquidación pactadas.
03 · Después
Tráfico asigna viajes viendo qué falta para que puedan salir, administración revisa solo las diferencias de porte y cada autónomo recibe su liquidación con el detalle de cada viaje.
Contexto · TMS a medida
Un TMS ordena tres cosas que se confunden con facilidad: el envío que contrata un cliente, la unidad de carga física (palé, bulto, contenedor) y el viaje que hace un vehículo. Un envío puede repartirse en varios viajes, un viaje lleva envíos de clientes distintos y cada palé debe poder seguirse aunque cambie de camión en un cruce de andén. Si ese modelo está bien resuelto, lo demás se apoya en él: la asignación a flota propia o a subcontratas, los eventos de seguimiento, el documento de control de cada servicio, el peso facturable y la liquidación con colaboradores. Construimos TMS completos o módulos que amplían el programa de tráfico existente, según dónde falle hoy vuestra operación.
Arquitectura
Las capas del sistema
Qué entra, qué se valida, dónde decide una persona y qué queda registrado. Esquema conceptual adaptado a esta capacidad.
- Entrada de datos
- Órdenes de clientes
- Eventos de conductor y telemática
- Validación
- Datos mínimos del documento de control
- Autorización del transportista efectivo
- Procesamiento
- Modelo envío, unidad de carga y viaje
- Peso facturable y tarifas
- Control humano
- Asignación final de tráfico
- Revisión de diferencias de porte
- Trazas
- Versiones del documento de control
- Historial de eventos por envío
- Sistemas de salida
- Documento de control con QR y URL
- Facturas y liquidaciones al ERP
Escenarios operativos
TMS a medida en la práctica
Ejemplos de lo que se podría diseñar. No describen proyectos realizados.
Escenario 01
Envío repartido en dos viajes
- Entra
- Orden de un cliente con doce palés hacia un destino, cuando el primer vehículo solo admite ocho por peso.
- Se procesa
- El TMS divide el envío en dos grupos de unidades de carga, los asigna a dos viajes distintos y mantiene un único envío para el cliente y para la factura.
- Sale
- Dos viajes con su documento de control cada uno, un envío con estado parcial hasta la segunda entrega y una sola línea de factura.
Escenario 02
Subcontratación de un viaje completo
- Entra
- Viaje planificado sin vehículo propio disponible y un colaborador con autorización vigente y tarifa pactada por ruta.
- Se procesa
- Se asigna el viaje al colaborador, se registra como transportista efectivo en cada envío y se genera el documento de control con sus datos y su matrícula.
- Sale
- Documento de control accesible para ambas partes, viaje visible en la liquidación del colaborador y margen del viaje calculado.
Escenario 03
Peso facturable en grupaje
- Entra
- Envío ligero pero voluminoso con peso real, dimensiones de cada bulto y la regla de conversión volumétrica del contrato del cliente.
- Se procesa
- El motor calcula el peso volumétrico, lo compara con el real, toma el mayor si así está pactado y aplica la tabla de tarifas por tramo y zona.
- Sale
- Importe del porte con el detalle del cálculo, visible para el cliente y para quien revisa la factura.
Escenario 04
Cambio de vehículo durante el servicio
- Entra
- Avería comunicada por el conductor desde la aplicación y un segundo vehículo disponible en la zona.
- Se procesa
- El TMS reasigna las unidades de carga al nuevo viaje, modifica el documento de control según uno de los métodos permitidos y avisa a los destinatarios del nuevo horario.
- Sale
- Documento vigente en el móvil del nuevo conductor, versión anterior conservada y evento de incidencia registrado en cada envío afectado.
Alcance
Qué resuelve TMS a medida y qué no
Dentro del alcance
- Modelar envíos, unidades de carga y viajes por separado, con las relaciones entre ellos y su historial de cambios.
- Asignar viajes a flota propia o a transportistas colaboradores, guardando quién es el transportista efectivo de cada envío.
- Recoger eventos de seguimiento desde aplicaciones de conductor, telemática o socios, y publicar el estado a clientes.
- Calcular el peso facturable de cada envío (real o volumétrico, según la regla pactada) y aplicar la tarifa de cada cliente.
- Generar desde los datos del viaje el documento de control electrónico que la Orden FOM/2861/2012 exige en el transporte público de mercancías por carretera en transportes interiores.
Fuera del alcance
- No sustituye la optimización matemática de rutas cuando el problema lo requiere; se integra con un motor de rutas o con la capacidad de planificación.
- No decide por vosotros la interpretación jurídica del documento de control o de la carta de porte: el sistema implementa los requisitos que valida vuestro asesor.
- No reemplaza al ERP en contabilidad ni en valoración de stock; le entrega facturas, liquidaciones y costes ya calculados.
Integración
Cómo se integra TMS a medida con lo que ya existe
El TMS está en medio de casi todo: recibe órdenes de clientes y del ERP, entrega viajes a las aplicaciones de conductor, recibe posiciones y eventos de la telemática, publica estados en el portal de clientes y devuelve al ERP facturas, liquidaciones y costes. Cada intercambio se registra con su resultado para poder reintentar sin duplicar, y se decide por escrito qué sistema manda en clientes, tarifas y vehículos.
- Órdenes de clientes por EDI, API, fichero o lectura de documentos
- Viajes y documentos hacia la aplicación del conductor
- Posiciones y eventos desde la telemática de flota
- Repositorio HTTPS del documento de control con URL única por documento
- Facturas, liquidaciones y costes hacia el ERP
Modalidades de despliegue que suelen plantearse
Se elige en cada proyecto tras evaluar requisitos y sistemas existentes.
Controles desde el diseño
Datos, validaciones y permisos
Antes de desarrollar
- Maestros de clientes, destinatarios, vehículos y colaboradores con NIF, matrículas y autorizaciones actualizados.
- Tarifas por cliente y por colaborador expresadas como reglas, incluidas las conversiones volumétricas y los suplementos.
- Definición de los eventos de seguimiento que cuentan para cada cliente y de quién puede registrarlos.
- Permisos separados para tráfico, administración, conductores y colaboradores externos.
- Repositorio del documento de control con monitorización, certificados vigentes y conservación durante el plazo exigido.
Riesgos, límites y mantenimiento
- La migración desde un programa de tráfico antiguo suele revelar datos maestros duplicados; conviene limpiarlos antes de arrancar y no después.
- Si el repositorio del documento de control no responde durante un servicio, el vehículo circula sin documento válido; necesita vigilancia y redundancia.
- Las reglas de tarifa acumulan excepciones históricas; recogerlas todas antes de automatizar evita facturas que nadie entiende.
- La parte normativa cambia: la resolución del documento de control sustituyó a una anterior y puede volver a revisarse, así que esa lógica debe estar aislada y versionada.
Antes de desarrollar
Alternativas a desarrollar TMS a medida
| Opción | Cuándo encaja | Límites |
|---|---|---|
| TMS comercial | Operación que encaja en el modelo del producto y parametrización suficiente para tarifas y subcontratas. | Modelos de envío y viaje particulares, tarifas con muchas excepciones o liquidaciones propias se fuerzan. |
| Programa de tráfico actual más un servicio externo de documento de control | Solo falta cumplir los requisitos técnicos del documento de control electrónico. | Si no se integra, se duplican datos de viaje y vehículo; la URL y la conservación quedan en manos del tercero, que también debe cumplir la resolución. |
| Servicio de mercado de optimización de rutas conectado al programa de tráfico | El problema principal es secuenciar paradas y asignar vehículos. | No resuelve el modelo envío, unidad de carga y viaje, ni documentos, tarifas o liquidaciones. |
Sectores, servicios y lecturas relacionadas
Última revisión:
Sectores donde se aplicaría
Cómo se contrata
Para profundizar
- DeCA electrónicoSolución
- Rentabilidad por viajeSolución
- Peso facturableSolución
- Grupaje y consolidaciónSolución
- ERP, CRM y sistemas corporativosIntegraciones
- Terceros y organismosIntegraciones
- Qué debe tener un TMS para gestionar el DeCA
- Diseño de una tabla de tarifas de transporte
- Cómo automatizar clasificación de facturas y albaranes
Preguntas frecuentes
¿Conviene un TMS comercial o uno a medida?
Si vuestra operación encaja en lo que hace un producto y la parametrización basta, un TMS comercial suele ser más rápido de poner en marcha. El desarrollo a medida compensa cuando el modelo de envíos y viajes, las tarifas o la subcontratación son tan particulares que adaptarlo cuesta más que construir, o cuando se trata de añadir un módulo concreto al programa que ya funciona.
¿El documento de control electrónico es lo mismo que la carta de porte electrónica?
No. El documento de control es una obligación administrativa (Orden FOM/2861/2012) con requisitos técnicos fijados por la Resolución de 5 de junio de 2026: PDF nativo, QR, URL HTTPS de descarga directa y conservación mínima de un año. La carta de porte de la Ley 15/2009 documenta el contrato de transporte. La orden (art. 2.2) y la resolución (apartado octavo) admiten que una carta de porte sirva como documento de control si incluye todos los datos del artículo 6 y distingue cargador contractual y transportista efectivo, pero el sistema debe tratarlos como requisitos distintos.
¿Cómo se calcula el peso facturable?
Depende de lo pactado con cada cliente. Lo habitual es comparar el peso real con un peso volumétrico obtenido de las dimensiones y un factor de conversión, y facturar por el mayor. El TMS guarda la regla de cada contrato y muestra el detalle del cálculo en cada envío.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo organizáis hoy envíos, viajes y subcontratas
Cuéntanos qué datos y sistemas intervienen en tu proceso. Estudiaremos qué puede automatizarse, cómo se integraría y qué convendría validar antes de desarrollar. Ver todas las capacidades.
Sin compromiso de aceptación: estudiamos cada caso antes de proponer nada. Cómo tratamos la información que compartes.