Soluciones · Transporte por carretera
Calcular la rentabilidad de cada viaje con los datos que ya tienes
Una capa de cálculo sobre el TMS, la telemática y el ERP que imputa a cada viaje sus costes directos y su parte del retorno en vacío, con reglas escritas y datos trazables.
Foto: Janusz Sobolewski · CC BY 2.0
- Ingreso
- 1150 €
- Coste imputado
- 988 €
- Margen neto
- 162 €
Viaje hipotético del ejemplo inferior · valores inventados
Respuesta breve
Para saber si un viaje gana dinero hay que restar a lo facturado el combustible, los peajes, las horas de conductor, las dietas, el desgaste por kilómetro, el coste fijo del vehículo y la parte del retorno en vacío que le corresponde, y después repartir la estructura. Lo difícil no es la fórmula: es reunir esos datos por viaje desde sistemas que no se hablan.
En muchas empresas de transporte la rentabilidad se mira al cierre del mes, por cliente o por camión, y no por viaje. El precio se acepta con una estimación y nadie vuelve a comprobar si el viaje concreto cubrió su coste. Los datos existen, pero repartidos: los kilómetros y las horas en el tacógrafo o la telemática, el gasóleo en la tarjeta de combustible, los peajes en el extracto del proveedor, el precio en el TMS o el ERP y la subcontrata en una factura que llega semanas después. Esta solución construye una capa de cálculo encima de esos sistemas, con reglas de imputación escritas y revisables, para que tráfico y dirección vean el margen de cada viaje con su desglose y sepan qué dato falta cuando no cuadra.
Última revisión:
Ejemplo de imputación
El mismo viaje, tres márgenes distintos
La tabla reparte los costes de un viaje inventado línea a línea, con la base de cálculo a la vista. Lo único que cambia entre columnas es la regla para el retorno en vacío: cargarlo entero al viaje, compartirlo con una carga de vuelta o dejarlo como coste general del vehículo.
La diferencia entre columnas no es un error de cálculo: es una decisión de gestión que hoy suele quedar implícita en una hoja de cálculo. Escribirla y aplicarla igual a todos los viajes es la mitad del trabajo.
Un viaje de 620 km en carga con retorno de 180 km en vacío, facturado a 1150,00 € sin IVA. Las tres columnas solo cambian la regla de reparto del vacío.
| Partida y base de cálculo (todo el vacío) | Todo el vacío al viaje | Vacío a medias | Vacío a coste general |
|---|---|---|---|
| Combustible800 km × 31 l/100 km × 1,1 €/l | 272,80 € | 242,11 € | 211,42 € |
| PeajesImporte de la ruta realizada | 64,00 € | 64,00 € | 64,00 € |
| Conductor12,5 h (carga, vacío imputado y espera) × 21 €/h | 262,50 € | 236,25 € | 210,00 € |
| DietasSegún convenio y pernoctas del servicio | 55,00 € | 55,00 € | 55,00 € |
| Neumáticos y mantenimiento800 km × 0,09 €/km | 72,00 € | 63,90 € | 55,80 € |
| Vehículo (coste fijo)1,5 días × 120 €/día | 180,00 € | 180,00 € | 180,00 € |
| Coste directo | 906,30 € | 841,26 € | 776,22 € |
| Costes indirectos9 % sobre el coste directo | 81,57 € | 75,71 € | 69,86 € |
| Ingreso del viajePrecio pactado más revisión por combustible facturada | 1150,00 € | 1150,00 € | 1150,00 € |
| Margen netoIngreso menos costes directos e indirectos | 162,13 € (14,1 %) | 233,03 € (20,3 %) | 303,92 € (26,4 %) |
| Coste por km en cargaCoste total entre kilómetros con mercancía | 1,59 €/km | 1,48 €/km | 1,36 €/km |
El problema
El margen se conoce tarde y agregado
Saber que un cliente o una ruta pierde dinero al final del trimestre sirve de poco para la siguiente oferta. El problema suele tener la misma forma: cada coste vive en un sistema distinto, con su propio identificador y su propio calendario de llegada, y nadie ha decidido por escrito cómo se reparte lo que no pertenece a un solo viaje, como el retorno en vacío, la espera en un muelle o el día de camión parado.
- 01Las ofertas se calculan con un coste por kilómetro medio que no distingue rutas con peajes, esperas largas o retornos en vacío.
- 02El coste de la subcontrata se conoce cuando llega su factura y no se asocia al viaje que la originó.
- 03El gasóleo se controla por tarjeta y por mes, sin relacionarlo con los kilómetros de cada servicio.
- 04Las horas de espera en carga y descarga no se registran por viaje y no se pueden reclamar ni repercutir en el precio.
- 05Cada responsable de tráfico mantiene su hoja de cálculo con supuestos distintos, y las cifras no coinciden con las de administración.
Calculadora transparente
Cambia los supuestos y mira qué partida pesa
Sirve para entender el cálculo, no para fijar precios. El sistema real toma estos datos de tus sistemas, viaje a viaje.
Resultado del cálculo
- Margen neto
- 162 €
- 14,1 % del ingreso
- Coste por km en carga
- 1,59 €
- 180 km de vacío imputados
- Combustible273 €
800 km × 31 l/100 km × 1,1 €/l
- Peajes64 €
Importe de la ruta realizada
- Conductor263 €
12,5 h (carga, vacío imputado y espera) × 21 €/h
- Dietas55 €
Según convenio y pernoctas del servicio
- Neumáticos y mantenimiento72 €
800 km × 0,09 €/km
- Vehículo (coste fijo)180 €
1,5 días × 120 €/día
- Costes indirectos82 €
9 % del coste directo
- Ingreso
- 1150 €
- Coste directo
- 906 €
- Margen de contribución
- 244 €
Supuestos y límites
- Combustible = (km en carga + km en vacío imputados) × consumo ÷ 100 × precio. Conductor = (horas en carga + horas en vacío imputadas + espera) × coste por hora.
- En modo subcontratado se toma el precio de la subcontrata como único coste directo; si pagas aparte peajes u otros gastos, súmalos a ese precio.
- Todos los importes sin IVA. Los valores iniciales son un ejemplo inventado y no representan costes ni márgenes del sector.
- Es una herramienta de comprensión, no una tarifa ni un precio recomendado. Los cálculos se hacen en tu navegador y no se envía ni se guarda nada.
Quién lo evalúa
Cuatro miradas sobre el mismo proyecto
| Perfil | Qué le importa | La pregunta que debe quedar resuelta |
|---|---|---|
| Gerencia o dirección de operaciones | Qué clientes, rutas y tipos de servicio aportan margen después de imputar vacíos y esperas. | «¿Puedo ver el margen por viaje con un desglose que pueda defender ante un cliente al renegociar tarifas?» |
| Jefatura de tráfico | Decidir antes de aceptar una carga si el retorno compensa y qué precio mínimo tiene sentido. | «¿Me sirve para cotizar con datos reales de rutas parecidas, y no con la media de la flota?» |
| Administración y control de gestión | Que las cifras cuadren con la contabilidad y que cada coste imputado tenga su documento de origen. | «¿Qué pasa con los costes que llegan tarde, las facturas rectificativas y la revisión por combustible?» |
| Responsable de sistemas | No sustituir el TMS ni el ERP y no crear otra fuente de verdad sin dueño. | «¿Qué lee, qué escribe, cómo se cruzan los identificadores y quién mantiene las reglas de imputación?» |
Arquitectura y flujo
Del dato operativo al margen del viaje
El sistema no calcula a partir de lo que alguien teclea, sino de lo que ya registran tus sistemas. Primero identifica el viaje y sus tramos; después asocia cada coste a su tramo con una regla escrita; por último marca qué cifras son reales y cuáles todavía estimadas. Cada número del margen se puede abrir hasta su documento de origen.
- 01Viaje y tramos
- 02Captura de costes
- 03Asociación
- 04Imputación
- 05Margen y revisión
01 · Viaje y tramos
Se toma el viaje del TMS o del ERP (cliente, precio, origen, destino, vehículo, conductor) y se separan los tramos en carga y en vacío con los datos de telemática o tacógrafo.
02 · Captura de costes
Se leen repostajes de la tarjeta de combustible, peajes del extracto del proveedor, horas de la jornada del conductor, facturas de subcontrata y costes fijos del vehículo desde contabilidad.
03 · Asociación
Cada coste se asocia al viaje por matrícula, fecha y hora, o por la referencia del pedido cuando existe. Lo que no se puede asociar queda en una bandeja de pendientes, nunca repartido a ciegas.
04 · Imputación
Las reglas escritas reparten lo compartido: qué parte del vacío corresponde a cada viaje, cómo se prorratea el día de vehículo y qué porcentaje de estructura se aplica.
05 · Margen y revisión
Se calcula el margen con marca de real o estimado por línea. Tráfico y administración revisan las excepciones, y el cierre del periodo fija las cifras definitivas.
Para el responsable de sistemas
Datos, integraciones y qué pasa cuando algo falla
Entidades de datos
Viaje
- Identificador del TMS o ERP
- Cliente y referencia de pedido
- Precio pactado y revisión por combustible
- Estado: planificado, en curso, cerrado
Origen: TMS o ERP
Tramo
- Tipo: en carga o en vacío
- Kilómetros y horas
- Origen y destino
- Viaje o viajes a los que se imputa
Origen: Telemática, tacógrafo o planificación
Coste
- Tipo de coste
- Importe sin IVA
- Documento de origen
- Real o estimado
Origen: Tarjeta de combustible, peajes, facturas, contabilidad
Regla de imputación
- Qué reparte
- Criterio (kilómetros, horas, peso, a partes iguales)
- Vigencia desde y hasta
- Quién la aprobó
Origen: Definida por dirección y control de gestión
Vehículo
- Matrícula de tractora y remolque
- Coste fijo por día
- Consumo de referencia
- Titularidad: propio o subcontratado
Origen: Gestión de flota y contabilidad
Integraciones
TMS o ERP de transporte
lectura
Viajes, clientes, precios y estados. Opcionalmente se devuelve el margen calculado a un campo del viaje si el sistema lo admite.
Telemática o tacógrafo
lectura
Kilómetros, horas y posiciones para separar tramos en carga y en vacío y medir esperas.
Tarjetas de combustible y peajes
lectura
Ficheros o API del proveedor con fecha, hora, matrícula, litros e importe.
Contabilidad
lectura
Costes fijos de vehículo, facturas de subcontrata y cierres para conciliar con el margen operativo.
Herramienta de cotización
escritura
Coste histórico de rutas parecidas como referencia al preparar una oferta; la decisión de precio sigue siendo de tráfico.
Gestión de errores
SiUn repostaje no se puede asociar a ningún viaje (vehículo en taller, fecha fuera de servicio).
EntoncesQueda en la bandeja de pendientes con su motivo. Se puede asignar a mano o imputar a coste general del vehículo, y la decisión queda registrada.
SiLa factura de la subcontrata llega semanas después del viaje.
EntoncesEl viaje se calcula con el precio pactado como estimado y se recalcula al llegar la factura. El histórico conserva ambas versiones.
SiLa telemática deja huecos de posición o kilómetros.
EntoncesSe usan los kilómetros de la planificación como estimación marcada y se avisa si la diferencia con la ruta real supera un umbral que tú defines.
SiSe cambia una regla de imputación a mitad de periodo.
EntoncesLas reglas tienen vigencia: los viajes cerrados mantienen la regla con la que se calcularon y solo se recalculan si alguien lo decide de forma explícita.
SiEl identificador del viaje no coincide entre el TMS y el ERP.
EntoncesSe mantiene una tabla de correspondencias con su origen y no se fusionan registros por parecido sin revisión.
Indicadores
Qué medir para saber si funciona
Definiciones de trabajo. No incluyen objetivos numéricos: los fija cada empresa con sus datos de partida.
- Margen neto por viaje
- Ingreso del viaje, incluida la revisión por combustible facturada, menos costes directos e indirectos imputados.
- Por quéEs la cifra que permite comparar viajes de distinta longitud con el mismo criterio.
- Coste por kilómetro en carga
- Coste total imputado dividido entre los kilómetros recorridos con mercancía.
- Por quéPone de relieve el efecto de los vacíos, que el coste por kilómetro total esconde.
- Porcentaje de kilómetros en vacío
- Kilómetros sin carga sobre kilómetros totales, por vehículo, ruta o cliente.
- Por quéEs la palanca operativa más directa: indica dónde buscar cargas de retorno.
- Horas de espera por servicio
- Tiempo entre la puesta a disposición del vehículo y el final de la carga o descarga.
- Por quéSustenta reclamaciones por paralización y la revisión de precios con clientes concretos.
- Viajes con coste pendiente
- Viajes cuyo margen todavía depende de un coste estimado y no del documento real.
- Por quéIndica cuánto se puede confiar en el margen de un periodo antes del cierre.
Alternativa al desarrollo
Cuándo basta un producto y cuándo compensa construir
Software comercial o configuración
Probablemente te basta si…
- Tu TMS ya ofrece un módulo de costes por viaje y tus costes cuadran con su modelo de datos.
- La flota es propia y homogénea, sin subcontrata relevante ni reglas de imputación particulares.
- Aceptas que las reglas de reparto sean las que trae el producto y no las tuyas.
Desarrollo a medida sobre lo que ya tienes
Compensa construir si…
- Los datos están en varios sistemas que el TMS no lee: tarjetas de combustible, telemática de distintos fabricantes, ERP contable.
- Combinas flota propia y subcontrata, y necesitas comparar ambos costes con el mismo criterio.
- Necesitas reglas de imputación propias, versionadas y auditables, y no un coste por kilómetro único.
Antes de desarrollar, comprueba si tu TMS cubre el caso con configuración. Cuando no lo hace, lo razonable suele ser una capa de cálculo encima de lo que ya tienes, no cambiar el TMS.
Despliegue
Dónde se ejecuta y con qué consecuencias
Nube privada o pública
Cuando el TMS y las tarjetas ofrecen API o ficheros accesibles desde internet y quieres acceso desde tráfico, oficina y móvil.
A tener en cuentaHay que acordar dónde residen los datos de clientes y conductores y quién gestiona las credenciales de cada proveedor.
Servidor propio
Cuando el ERP es local y no conviene exponerlo, o la política interna exige que los datos económicos no salgan de la red.
A tener en cuentaLas copias de seguridad, las actualizaciones y la disponibilidad pasan a depender de tu infraestructura.
Híbrido
Lectura del ERP local mediante un conector interno y cálculo y consulta en la nube.
A tener en cuentaAñade un componente que hay que vigilar: si el conector se para, el margen se queda sin costes nuevos.
Etapas de contratación
Cómo se contrata sin comprometerlo todo al principio
- Etapa 1
Diagnóstico de datos
Inventario de fuentes, identificadores y calidad del dato con un mes real de viajes.
Se decideSi los datos permiten asociar costes a viajes con una precisión útil.
- Etapa 2
Reglas de imputación
Documento de reglas acordado con dirección y control de gestión, con ejemplos resueltos.
Se decideQué se reparte, con qué criterio y quién aprueba los cambios.
- Etapa 3
Piloto con histórico
Cálculo sobre uno o dos meses cerrados, conciliado con contabilidad.
Se decideSi el margen calculado es creíble y qué diferencias hay que explicar.
- Etapa 4
Puesta en marcha
Integraciones en producción, bandeja de pendientes y paneles para tráfico y dirección.
Se decideQué indicadores se revisan y con qué frecuencia.
- Etapa 5
Evolución
Referencias de coste para cotizar y alertas sobre viajes por debajo del umbral que fijes.
Se decideSi se conecta con la cotización o se queda como herramienta de análisis.
Si para la primera etapa necesitas compartir datos reales, podemos firmar antes un acuerdo de confidencialidad. Cómo funciona el NDA previo.
Criterios de aceptación
Comprobables antes de dar el sistema por bueno.
- Cada línea de coste de un viaje enlaza con su documento de origen o figura como estimada con su motivo.
- La suma de costes imputados de un periodo cerrado concilia con contabilidad dentro de la tolerancia acordada.
- Cambiar una regla de imputación no altera viajes cerrados salvo recálculo explícito y registrado.
- Los viajes con datos incompletos aparecen en una bandeja con el dato que falta, no con un margen inventado.
- Tráfico puede consultar el coste histórico de una ruta antes de cotizar sin depender de administración.
Límites
- El cálculo es tan bueno como los datos de origen: sin telemática o tacógrafo accesible, los tramos en vacío se estiman.
- Las reglas de imputación son decisiones de gestión. El sistema las aplica de forma coherente, pero no decide cuál es la correcta.
- No sustituye la contabilidad analítica ni el cierre contable; los complementa con una vista operativa.
- No es una tarifa ni fija precios: el precio de cada servicio lo pactan las partes.
Preguntas frecuentes
Lo que suele preguntarse antes de empezar
¿Cómo se reparte el retorno en vacío?
No hay una única respuesta correcta. Las opciones habituales son imputar todo el vacío al viaje que lo provoca, repartirlo con el viaje de retorno si lo hay o tratarlo como coste general del vehículo. Lo importante es elegir una regla, escribirla y aplicarla igual a todos los viajes. La calculadora de esta página te deja comparar el efecto de cada opción.
¿Incluye la revisión del precio por combustible?
Sí, como ingreso del viaje cuando se factura. El artículo 38 de la Ley 15/2009 regula esa revisión y su redacción vigente, modificada en abril de 2026, exige reflejarla desglosada en la factura. El sistema la registra separada del precio base para que se vea qué parte del margen depende de ella.
¿Sirve si casi todo lo hago con subcontrata?
Sí. En un viaje subcontratado el coste directo principal es el precio pagado al transportista efectivo, y el margen depende sobre todo de ese diferencial y de la estructura imputada. El valor está en asociar cada factura de subcontrata al viaje que la originó y en comparar ese coste con el de hacerlo con flota propia.
¿Qué pasa con las horas de espera en carga y descarga?
Se miden por viaje desde la puesta a disposición del vehículo, si la telemática o la app del conductor lo registran. Son coste del viaje y, cuando la espera supera lo pactado, pueden fundamentar una reclamación por paralización según el artículo 22 de la Ley 15/2009. El cálculo de la indemnización lo determina esa norma o el contrato, no el sistema.
¿Necesito cambiar de TMS para tener esto?
No necesariamente. La solución lee del TMS y de los demás sistemas y calcula aparte. Solo conviene plantearse otro TMS si el actual no permite extraer viajes y estados de forma fiable, ni por API ni por fichero.
Fuentes
Normativa y documentación consultadas
- 01Ley 15/2009, del contrato de transporte terrestre de mercancías (texto consolidado, BOE-A-2009-18004)
Artículo 38, revisión del precio por variación del combustible (redacción del Real Decreto-ley 9/2026), y artículo 22, paralizaciones.
Consultada el
- 02Orden FOM/2861/2012, documento de control administrativo (texto consolidado, BOE-A-2013-154)
Datos mínimos de cada envío (origen, destino, mercancía, matrícula, fecha) reutilizables como identificadores del viaje.
Consultada el
Capacidades que intervienen
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Guías para profundizar
Otras soluciones
- DeCA electrónicoGeneración del PDF nativo con QR y URL única desde el TMS o el ERP, flujo de cambios admitido por la resolución, copia del conductor y repositorio con conservación de al menos un año.
- Peso facturableUn motor de reglas por contrato que concilia lo declarado con lo medido en báscula y cubicador y factura cada envío con su cálculo, su regla vigente y su evidencia.
- Grupaje y consolidaciónUna capa de reglas sobre el TMS que propone qué envíos van en cada vehículo, explica cada asignación y cada rechazo, y retiene lo que necesita revisión humana.
- Análisis de pliegosExtracción asistida por IA de solvencia, criterios, sobres, plazos y documentación de cada pliego, con cita a la página del PCAP o del PPT y revisión humana obligatoria.
Contexto territorial
Siguiente paso
Revisemos cómo calcular el margen de tus viajes
Cuéntanos qué TMS, telemática y tarjetas usas y cómo calculas hoy el coste de un servicio. Te diremos qué datos faltan y si conviene configurar lo que tienes o construir una capa de cálculo.
Sin compromiso de aceptación: estudiamos cada caso antes de proponer nada. Cómo tratamos la información que compartes.